نقش مدیریت عملیاتی در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

نخستین پرسش­‌هایی که به ذهن خطور می­‌کند آن است که سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی چیست و چه موضوعاتی را در بردارد؟ رابطه آن با مدیریت عملیاتی در یک سازمان چه خواهد بود؟ برای آن­‌که شرکت­‌ها بتوانند به طور موثر و کارآمد از این سیستم استفاده کنند به دانستن چه مواردی نیازمندند؟ یک سیستم نرم افزاری باید چه خصوصیاتی را داشته باشد تا سازمان­‌ها و شرکت­‌ها به سمت بهره‌وری و سود بیشتر حرکت کنند؟

چگونگی استفاده از مدیریت عملیاتی در پیاده‌­سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان

قبل از آن که با موضوع اصلی آشنا شویم بهتر آن است که به شرح دو اصطلاح اساسی بپردازیم.

سیستم برنامه­ ریزی منابع سازمانی یا در اصطلاح لاتین Enterprise Resource Planning مدیریت یکپارچه فرآیندهای تجاری است، که اغلب در زمان واقعی و به صورت غیر مستقیم به وسیله نرم‌افزار و تکنولوژی به وجود می آید.[1] در اصل سیستم برنامه­‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک رشته از منابع تجاری مانند پول نقد، مواد خام، ظرفیت تولید و وضعیت تعهدات تجاری (سفارش‌ها، سفارش‌های خرید، حقوق و دستمزد) را شامل می شود.

همچنین اصطلاح مدیریت عملیاتی یا Operations Management یک حوزه از مدیریت است که به طراحی و کنترل فرآیند تولید و طراحی مجدد عملیات­‌های تجاری در تولید کالا و یا خدمات می پردازد. در اصل مدیریت عملیاتی با کل سیستم تولید در ارتباط است به طوری که فرآیند ورودی که به صورت مواد خام، نیروی انسانی و انرژی ظاهر می شود به خروجی هایی همچون کالا و خدمات تبدیل می شود.[2]

عملیات ها فرآورده ها را تولید، کیفیت را مدیریت و خدمات را ایجاد می­‌کنند. عملیات­‌ها یکی از مهمترین عملکردهای اصلی همراه با زنجیره تامین، بازار، مالیه و منابع انسانی در سازمان ها هستند. استراتژی عملیاتی، طراحی محصول، طراحی فرآیند، مدیریت کیفیت، برنامه­ریزی تسهیلاتی، برنامه­ریزی تولید و کنترل موجودی همه، نیازمند توانایی تحلیل و ارزیابی در موقعیت در جریان هستند. همچنین سازمان­ها در جستجوی راه حل­های بهتری برای افزایش سودمندی و بهره­وری تولید و خدمات هستند که تمام این موارد با کمک مدیریت عملیاتی تسهیل خواهد شد.[2]

مراحل پیاده سازی یک سیستم ERP موفق با کمک مدیریت عملیاتی

برای آنکه بتوانیم سیستم برنامه­‌ریزی منابع انسانی را در یک سازمان به سرانجام برسانیم نیازمند در نظر گرفتن موارد مهمی در حوزه مدیریت عملیاتی هستیم. در ادامه به چند مورد اشاره شده است.[3]

1.    تشخیص و ارزیابی نیازها

سوال مهمی که مطرح می شود آن است که آیا نیازمند یک سیستم به شدت پیچیده هستیم؟ باید بدانیم که سیستم به خودی خود همه مسائل و مشکلات سازمان را اصلاح نمی کند. گاهی برخی از فرآیندهای مهندسی مجدد و ارتباطاتی که از یک سمت به سمت دیگر سازمان رخ می دهد؛ قادر به حل مشکل است. بنابراین طراح چنین سیستمی با یک روش بسیار ساده تر و ارزانتر و با کمک مدیریت داده در صدد حل آن بر خواهد آمد. [3]

2.    تعیین کردن فرآیندها

تنها پیاده سازی یک سیستم ERP قادر به اصلاح فرآیندهای ناکارآمد و منقطع نیست. قبل از سرمایه گذاری و صرف زمان در چنین سیستمی به ارزیابی و حتی گاه به طراحی مجدد فرآیندها نیاز است. [3]

3.    جمع آوری و بازبینی اطلاعات ثابت

بایستی به این نکته توجه داشت که میزان دقت در جمع آوری داده­‌ها که به عنوان ورودی­‌های سیستم از آن یاد می شود درمیزان  اعتبار و درستی خروجی سیستم نقش به­‌سزایی دارد.

اگر بخش­های متفاوت سازمان، روی مجموعه­های مختلفی از داده­ها به انجام عملیات بپردازند؛ مثلا داده های مربوط به فروش در یک بخش سازمان نسبت به داده­های فروش در دیگر بخش متفاوت باشد؛ سیستم نرم­افزار قادر به ارائه خروجی­های دقیقی نخواهد بود. [3]

4.    سفارشی کردن نرم ­افزار

فروشندگان ERP نرم­افزارهای استاندار شده‌ای را به صاحبان شرکت‌ها عرضه می کنند که به صورت نمونه می­توان به ماژول های بهینه برای صنایع خاص اشاره کرد.

اما نگرانی­های اصلی همین شرکت ها آن است که چنین فرآیندهای استاندار شده­ای، آنها را محبوس و محدود خواهند کرد. به بیان دیگر نوآوری­ها در مراحل تدریجی پیشرفت حین کار، متوقف شده  و انحراف از فرآیند سیستم ERP، ضرورت راه حل های نوآورانه و خلاقانه نرم‌افزاری را متوقف می­‌کند. [3]

نکاتی که باید مد نظر قرار گیرند:

• هنگام نصب یک سیستم ERP، باید توجه داشت که سیستم، توانایی انطباق فرآیند بهسازی به مرحله بعدی را خواهد داشت و سازمان مجبور نخواهد بود تا از فرآیندهای استاندارد شده موجود در نرم افزار استفاده کند.[3]
• سازمان بایستی درهنگام سفارشی کردن نرم افزاری که قابلیت انطباق در فرآیند بهسازی را دارد؛ هوشیار باشد تا رقیبانی با برنامه­‌های یکسان، از آن پیشی نگیرند و یا قادر به از میان بردن هر امتیاز و برتری رقابتی که سازمان کسب کرده است نباشند.[3]

5.   آموزش به کارکنان سازمان

کارکنان بایستی هدف از وجود چنین سیستمی و چگونگی ورود اطلاعات را دریابند. همچنین قادر به تفسیر گزارش‌های که سیستم تولید می‌­کند، باشند. [3]

6.    بهبود فرآیندها به طور پیوسته

بهسازی مداوم، ضربان قلب همه شرکت­های موفق است و تغییرات در فرآیندها به طور یقین باعث اصلاح و بهبود نرم افزار ERP در سازمان خواهد شد. بسیاری از شرکت ها به دلیل اجتناب از صرف هزینه و زمان مورد نیاز برای به روزرسانی نرم­افزار، خود را درمیان فرآیندهای متداول راکد و محدودکننده یافته­‌اند. بنابراین این شرکت ها برای برون رفت از این رکود و محدودیت، نیازمند گسترش رابطه­‌ای موثر با ارائه­ دهندگان چنین نرم‌­افزارهایی هستند. [3]