کنترل موجودی چیست ؟

کنترل موجودی عبارت است از فعالیت‌هایی که سبب می‌شود میزان موجودی اقلام مورد نیاز سازمان تنظیم شده و در سطح قابل قبولی قرار بگیرد. هدف اصلی کنترل موجودی، بیشینه کردن میزان سود در کنار کمینه کردن میزان سرمایه‌گذاری در ذخیره کردن موجودی می‌باشد به نوعی که بر سطح رضایت‌مندی مشتری تاثیری نگذارد. همچنین کنترل موجودی یعنی اینکه بدانیم موجودی اقلام مختلف در کجای انبار نگهداری می‌شود و میزان آن در هر لحظه چقدر می‌باشد.

در مقاله پیشین به این موضوع پرداختیم که «موجودی چیست»، حال در این نوشته به موضوع «کنترل موجودی» می‌پردازیم. تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

تفاوت میان کنترل موجودی و مدیریت موجودی در چیست؟

در نگاه نخست، اینگونه به نظر می‌رسد که کنترل موجودی و مدیریت موجودی یکسان می‌باشند. هر دو عنوان، به پرسش مشخصی پاسخ مشابه‌ای می‌دهند و پیرامون این پرسش مطرح می‌شوند که «چه مقدار از این کالا سفارش دهم؟». با اینکه این دو عنوان (کنترل موجودی و مدیریت موجودی) معمولا به جای هم استفاده می‌شوند، اما در واقع در رابطه با موضوعات مختلفی از بهینه‌سازی موجودی به کار گرفته می‌شوند.

کنترل موجودی که در مدیریت انبار به کار می‌رود شامل موارد زیر است:

• آگاهی نسبت به این موضوع که چه مقدار موجودی در انبار وجود دارد. اینکه بدانیم چه مقدار از محصول در انبار نگهداری می‌شود و چه مقدار از اقلام مختلف در انبار موجود و در دسترس می‌باشد.
• آگاهی نسبت به مفاهیم طراحی انبار، اینکه بدانیم هر چیز در کدام قسمت انبار قرار دارد و از وضعیت نگهداری آنها مطمئن باشیم.

در طرف دیگر، مدیریت موجودی قرار دارد که شامل موارد زیر است:

• مقدار مناسبی از موجودی در انبارها نگهداری شود.
• پرداخت درستی برای تهیه موجودی انجام شود (میزان اقتصادی سفارش).
• آگاهی داشتن نسبت به نقطه سفارش مجدد.
• اطمینان یافتن از این موضوع که مقدار مناسبی از موجودی در جای مناسبی از انبار نگهداری می‌شود.

تکنیک‌ها و روال‌های ابتدایی برای کنترل موجودی

شما، چه از آخرین نسخه سیستم مدیریت موجودی برای کنترل موجودی انبار خود استفاده کنید یا از هر ابزار صفحه گسترده دیگر مانند اکسل، موارد کمی وجود دارد که می‌تواند شما را در کنترل بهتر موجودی یاری کند. بهتر است به این موارد دقت کنید:

• مقدار بهینه موجودی را با استفاده از فرمول مقدار سفارش اقتصادی یا فرمول نقطه سفارش مجدد حساب کنید.
• موجودی انبار را به بهترین شکل سازماندهی کنید. برای این کار می‌توانید از روش ساده و قابل فهم واحدهای نگهداری موجودی استفاده کنید.
• با یک چشم خود کنترل کیفیت را زیر نظر بگیرید، برای این کار می‌توانید از نرم‌افزارهای ردیابی دسته‌ای استفاده کنید.

چالش‌های متداول در رابطه با کنترل موجودی

بزرگترین چالش در کنترل موجودی تصمیم‌گیری در رابطه با حجم سفارش می‌باشد. چه مقدار سفارش دهیم تا هم به مقدار مورد نیاز در اختیار داشته باشیم و هم اقلام خریداری شده منسوخ و فاسد نشوند. برآورد موجودی باید به نحوی باشد که ضمن نگهداری در کمترین سطح ممکن، تقاضای مشتری از بین نرود و بتوان پاسخگوی این تقاضا بود.

کمبودی موجودی، مشکلاتی همچون خوابیدن خط تولید و از دست رفتن تقاضای مشتریان در پی خواهد داشت. از سوی دیگر مازاد موجودی، هزینه نگهداری، هزینه خواب سرمایه و هزینه فاید شدن موجودی مازاد را بر سازمان تحمیل می‌کند. بنابراین کنترل موجودی و مدیریت آن یکی از مهمترین چالش‌هایی است که باید در سازمان‌های مختلف به آن پرداخت.

نمونه‌هایی از اشتباه در کنترل موجودی

گاهی بزرگترین بازیگرهای صنعت هم در دام برآورد موجودی گرفتار می‌شوند.

با بیش از 11.000 فروشگاه در 27 کشور و متوسط 32 بیلیون دلار موجودی، زنجیره تامین موجودی والمارت یکی از تاثیرگذارترین سیستم‌ها را دارد با این همه، والمارت هم مشکلات مربوط به عدم موجودی را تجربه کرده است.

در صنایع خرده فروشی، موجودی محصولات مختلف که باید تقاضای مشتریان را پاسخ دهد، بسیار مهم است. در صورت فقدان کالا، مشتری بالقوه از دست می‌رود و این موضوع هزینه فرصت از دست رفته را برای سازمان پدید می‌آورد.

یک کنترل موجودی خوب چه شکلی است؟

همانطور که در بالا نیز آمده است، کمبود موجودی برای یک خرده فروش درست مانند کابوس است. از دست دادن فروش و حسن نیت، می‌تواند سبب از بین رفتن شهرت یک برند شود. با این حال، با استفاده از کنترل موجودی موثر می‌توان مطمئن شد که محصولات به موقع آماده می‌شوند و در زمان درست به دست مصرف کننده می‌رسد.

مشکلات عدم وجود کنترل موجودی مناسب در سازمان‌ها

در صنایع تولیدی و یا مونتاژی، اطمنیان از اینکه تمامی اقلام مورد نیاز برای تولید یک محصول به طور کامل در انبار وجود دارد از اهمیت به سزایی برخوردار است. در درخت محصول، قطعات مورد نیاز و تعداد آن برای ساخت یک محصول مشخص می‌شود. اگر یک قطعه موجود نباشد، خط تولید این محصول متوقف خواهد شد و اگر کارخانه چند محصول موازی برای تولید نداشته باشد، خط تولید به مدت زمان تامین قطعه ناموجود بیکار خواهند ماند و این موضوع سبب ایجاد هزینه فرصت از دست رفته می‌شود.

در برخی صنایع تولیدی که از تجهیزات پیشرفته استفاده می‌شود، به ویژه صنایع تولیدی پیوسته (پالایشگاه، صنایع ذوب آهن و …)، نگهداری و تعمیرات تجهیزات از اهمیت بالایی برخوردار است. در صورتی که هنگام خرابی و شکست تجهیز، قطعه مورد نیاز در انبار موجود نباشد، خط تولید متوقف شده و هزینه‌هایی زیادی بر سازمان تحمیل خواهد شد.

در این نوشته با اهمیت کنترل موجودی و تعریف آن آشنا شدیم، در نوشته‌های بعدی به تکنیک‌های مختلف در این زمینه خواهیم پرداخت.