10 گام توسعه و مدیریت بودجه

یک فرایند بودجه بندی رسمی و مدیریت بودجه ، مبنایی برای یک مدیریت خوب، رشد و توسعه است. شبیه سایر امور مالی نظم و برنامه ریزی باید سنگ بنای فرایند بودجه ریزی در یک کسب و کار باشد.

پس باید از کجا شروع کنیم؟ همچون بیشتر موارد مربوط به مدیریت یک سازمان، بودجه بندی نیز باید به وسیله چشم انداز (آنچه که می خواهیم در انتها به آن برسیم) و برنامه استراتژیک (مراحل دستیابی به چشم انداز) پیش برود.

سازمان هایی که بر روی استراتژی و برنامه خود متمرکز باقی می مانند می دانند که دقیقا می خواهند منابع خود را کجا مصرف کنند و همواره برنامه ای دارند که به آنها کمک می کند که از خرج کردن پول در زمینه هایی که به چشم انداز (آنچه قصد داریم انجام دهیم) و ماموریت (چرا آن را انجام دهیم) ربطی ندارد بپرهیزند.

1. برنامه استراتژیک

همه سازمانها صرف نظر از اندازه باید بدانند که چرا وجود دارند و در انتها امید دارند به چه چیزی برسند. اینها از طریق بیانیه ماموریت و چشم انداز مکتوب بیان می شوند. یک برنامه استراتژیک چگونگی برنامه ریزی سازمان برای دستیابی به ماموریتش را مشخص می کند.

اولین قدم در فرایند بودجه ریزی داشتن یک برنامه استراتژیک مکتوب است. این برنامه این تضمین را به ما می دهد که منابع سازمانی در راستای حمایت از استراتژی و توسعه سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. این یعنی همان بودجه بندی در راستای چشم انداز است.

2. اهداف کسب و کار

اهداف سالانه کسب و کار گام هایی است که سازمان برای اجرای برنامه استراتژیک خود بر می دارد و این اهداف می بایست از طریق بودجه تامین شوند. اهداف می بایست توسعه یابند و برای دستیابی به اهداف باید حس مسئولیت و پاسخگویی وجود داشته باشد و این بر عهده تیم مدیریت، هیئت مدیره و صاحبان کسب و کار است.

بودجه، منابع مالی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را فراهم می کند. به عنوان مثال اگر سازمان شما امکانات خود را افزایش و در نتیجه بخواهد فضایش را توسعه دهد می بایست پولی را برای گسترش یا انتقال عملیات به عنوان بودجه در نظر بگیرد.

3. پیش بینی درآمد در مدیریت بودجه

پیش بینی های درآمد باید بر مبنای عملکرد مالی تاریخی و همچنین رشد درآمد پیش بینی شده باشد. رشد پیش بینی شده ممکن است با اهداف سازمانی و طرح های برنامه ریزی شده گره خورده باشد که آغازکننده رشد کسب و کار است.

به عنوان مثال اگر هدف ما افزایش فروش تا 10 درصد است، این پیش بینی فروش باید به عنوان بخشی از پیش بینی های درآمد سال آتی در نظر گرفته شود.

4. پیش بینی هزینه ثابت

پیش بینی هزینه های ثابت صرفا رفتن به دنبال هزینه های قابل پیش بینی است که تغییر نمی کنند. هزینه های مزد کارکنان، هزینه های تسهیلات، هزینه های ابزار، پرداخت وام مسکن یا اجاره، هزینه های بیمه و … .

هزینه های ثابت تغییر نمی کنند و حداقل هزینه ای هستند که باید توسط بودجه تامین شوند. به عنوان مثال اگر موقعیت شغلی خالی در سازمان وجود داشته باشد، هزینه پر کردن این موقعیت باید بخشی از هزینه ثابت پیش بینی شده باشند.

5. پیش بینی هزینه متغیر

هزینه های متغیر هزینه هایی هستند که از ماهی به ماه دیگر متغیرند مانند هزینه های ملزومات، هزینه های اضافه کاری و … . این هزینه ها را می توان و باید بودجه ریزی و کنترل کرد. مثلا اگر فروش بیشتر در عید و سال جدید هزینه های بیشتری را به شکل موقت تحمیل کند این هزینه ها باید در بودجه لحاظ شوند.

6. هزینه اهداف سالانه

به پروژه های مرتبط با اهداف باید بودجه اختصاص داده شود. هر طرح جدیدی باید هزینه های پیش بینی شده ای مرتبط با اهداف داشته باشد. این همان جایی است که هزینه های اجرایی اهداف در بودجه سالانه گنجانده می شوند. پیش بینی این هزینه ها باید شناسایی و در بودجه هر واحد که عهده دار تکمیل آن هدف می باشد،گنجانده شوند.

به عنوان مثال اگر واحد فروش قصد افزایش ده درصدی فروش را دارد، هزینه های مرتبط با این افزایش فروش (ابزار بازاریابی اضافی، مسافرت و پذیرایی) باید در بودجه گنجانده شوند.

7. حاشیه سود هدف

همه ی سازمان ها اعم از انتفاعی و غیر انتفاعی باید یک حاشیه سود مشخص را هدف قرار دهند. حاشیه سود به صاحبان کسب و کار و سرمایه گذاران اجازه دستیابی به سرمایه شان را می دهد.

سازمان های غیر انتفاعی از حاشیه سود خود برای سرمایه گذاری مجدد بر روی ملزومات و توسعه سازمان خود استفاده می کنند. سود برای هر سازمانی مهم است و حاشیه سود سالم اصلی ترین نشانه یک سازمان قدرتمند است.

8. تصویب هیئت مدیره

هیئت مدیره، نماینده، صاحب یا رئیس سازمان باید بودجه را تصویب کنند و همه چیز را طبق بودجه نگه دارند. دوباره همانند امور مالی شخصی صاحبان می بایست صورت های مالی ماهانه را به دلایل زیر بازبینی کنند :

• به منظور نظارت بر عملکرد و مدیریت بودجه
• برای آشنایی با کلیه مصارف و هزینه ها
• برای مصون نگاه داشتن سازمان از تخلفات مالی و کلاه برداری کارکنان

9. بازبینی بودجه

یک کمیته بررسی بودجه باید ماهانه بر عملکرد بودجه نسبت به اهداف نظارت کند. این کمیته باید مغایرت های بودجه و موارد مرتبط با مالیات بودجه را بررسی کند. انجام ماهانه این کار امری ضروری است تا از خرج زیادی جلوگیری کند یا در صورت لزوم بودجه را اصلاح کند. منتظر ماندن تا پایان سال برای اصلاح می تواند تاثیر منفی بر روی نتیجه نهایی بودجه داشته باشد.

10. برخورد با مغایرت بودجه

مغایرت بودجه باید به وسیله مدیر بخش مسئول بررسی شده و این سوال مطرح شود که دلیل ایجاد این مغایرت چیست. گاهی اوقات موقعیت های غیر منتظره این هزینه را رقم می زنند که اجتناب ناپذیرند و البته داشتن یک پشتوانه اضطراری برای چنین هزینه های غیرقابل پیش بینی ضروری است.به عنوان مثال اگر سیستم گرمایشی به طور ناگهانی خراب شود و نیاز به تعویض داشته باشد این یک مغایرت بودجه است که باید تامین شود.

یک فرایند خوب مدیریت بودجه می تواند به پیشرفت و توسعه سازمان کمک کند. در حالی که بودجه ریزی و نظارت شلخته و درهم و برهم یک سازمان را کور کرده و به سلامت و دوام مالی بلند مدت آن ضربه می زند.

در نهایت به یاد داشته باشید که بدون مشتریان درآمدی برای بودجه بندی وجود نخواهد داشت. به همین دلیل برنامه های استراتژیک و بودجه بندی ها تنها باید یک چیز را هدف قرار دهند و آن مشتری است. به همین دلیل شناسایی مشتریان ضروری است و می بایست بدانیم که آنها چه می خواهند و بودجه را طوری برنامه ریزی کنیم که سیستم و فرایند را به جایی برساند که از توقعات و نیازهای مشتریان فراتر رود.

آیا این چیزی نیست که همه ما به دنبال آن هستیم؟