16 مرحله فاکتور زدن یا ارایه صورت حساب در کسب و کارهای گوناگون (قسمت دوم)

یکی از مهم ترین مراحل فروش کالا و خدمات، ارایه صورت حساب به مشتریان است. در قسمت قبل به 8 گام اساسی در فاکتور زدن پرداختیم از جمله ثبت دقیق امور انجام شده، ارسال سریع فاکتور، قالب یکسان و تمیز، ثبت اطلاعات مرتبط در فاکتور، برنامه مشخص برای ارایه صورت حساب، مکتوب کردن ساسیت هایی چون تخفیف یا جریمه دیرکرد در فاکتور، کسب دانش کافی در مورد مشتری و صدور فاکتورهای دیجیتالی.

در ادامه به 8 گام بعدی مورد توجه در ثبت فاکتور فروش می پردازیم:

9. یادآوری های به موقع

اینکه شما بتوانید مهلت پرداخت ها را به موقع یادآوری کنید قابل ستایش است. این امر پرداخت به موقع را تضمین کرده و سبب آسودگی خاطر هر دو طرف می شود. در مورد بهترین دوره زمانی یادآوری برای کسب و کار و مشتریانتان تصمیم بگیرید.

10.گزینه های پرداخت چندگانه

یک فاکتور مناسب همیشه باید جزییات مربوط به گزینه های پرداخت چندگانه را به مشتریان ارائه دهد. برای مثال یک فاکتور دیجیتالی می تواند شامل لینکی برای پرداخت آنلاین باشد. کسب و کارها به علاوه می توانند به منظور تسهیل جمع آوری حساب های دریافتنی، به مشتریان پیشنهاد پرداخت اقساطی بدهند.

11. متاثر کردن حس انسانی

همواره از اصطلاحات سپاسگزاری مثل ” از اینکه در خدمتتان بودیم خوشحالیم ” در صورت حساب خود استفاده کنید. همچنین سعی کنید که با واحد حسابداری تماس بگیرید و خود را معرفی نموده و آنان را از ارسال فاکتور محصول تحویل داده شده یا خدمات ارائه شده مطلع نمایید. پیوند دادن یک کسب و کار با چهره انسانی می تواند به جلب توجه و پرداخت های سریعتر کمک کند.

12. مطالبه هزینه برای دیرکرد در پرداخت ها

پرداخت های معوقه باید به عنوان یک مساله جدی در نظر گرفته شوند چرا که ادعای هزینه های بیشتر حق شماست. نامه کاغذی و دیجیتالی برای یادآوری دیرکرد پرداخت ها ارسال نمایید که شامل جزییاتی از جمله مبلغ بدهی، بهره پرداخت دیرهنگام و شماره پیگیری باشد. این می تواند اولین گام شما برای ادعای بدهی قبل از اقدام به راه حل های قانونی باشد.

13. ردیابی صورت حساب

سیستمی را برای ردیابی فاکتورها توسعه دهید تا یکی از الزامات به روزرسانی منظم صورت های مالی و پرداخت مالیات را فراهم کنید. جزییات به روزی از مشتریان و وضعیت پرداخت آنان تهیه نمایید. در این راستا سیستم شماره گذاری فاکتور می تواند به کسب و کار شماکمک کند.

14. نرم افزار مناسب

یک نرم افزار کارآمد ارایه صورت حساب نصب کنید که به شما در ساخت فاکتورهای حرفه ای با کلیه اطلاعات مورد نیاز کمک کند. برنامه باید اجازه شخصی سازی نمودن با توجه به تم و رنگ را به شما بدهد. این نرم افزار می بایست بتواند سطوح مختلف دسترسی را به چندین کاربر بدهد و گزارش های بلادرنگی تهیه کند.

15. استفاده موثر از فضای خالی

اگر فاکتور شما فضای خالی زیادی دارد به شکل عاقلانه از آن استفاده کنید. می توانید از این فضا برای تبلیغ محصول یا خدمت جدید خود یا اطلاع رسانی در مورد هرگونه به روز رسانی محصول یا خدمت موجود استفاده کنید. این تکنیک فروش مکمل نه تنها محصولات دیگر شما را به مشتری یادآوری می کند بلکه به ایجاد وفاداری نیز کمک می کند.

16. در نظر گرفتن گزینه برونسپاری

برونسپاری وظیفه ورود داده های فاکتور به یک شرکت متخصص خدمات مالی و حسابداری این اطمینان را به ما می دهد که کار با دقت و در زمان مشخص به اتمام می رسد. برونسپاری بهره وری کارمندان شما را افزایش داده و آنان را قادر می سازد که زمان و انرژی خود را روی اهداف مهم و حیاتی متمرکز نمایند.

می توان نتیجه گرفت که ایجاد یک فرایند ارایه صورت حساب فروش موثر و کارآمد می تواند به سازمان ها در جمع آوری به موقع و به صورت استاندارد و برنامه ریزی شده پرداخت ها کمک کند. این کار نه تنها درآمد کسب و کار را افزایش می دهد بلکه چهره ای از شرکت نشان می دهد که به شکل حرفه ای اداره می شود.