16 مرحله فاکتور زدن یا ارایه صورت حساب در کسب و کارهای گوناگون (قسمت اول)

هر کسب و کاری می بایست از پرداخت به موقع برای تحویل محصول یا خدمتش اطمینان یابد. فاکتور زدن موثر و کارآمد به عنوان یک گام اساسی در فرایند مدیریت حسابهای دریافتنی (AR) راه طولانی در تعیین موفقیت یک سازمان طی می کند. برخورداری از یک سیستم فاکتور زدن دقیق و کارآمد پرداخت های مشتری را سرعت بخشیده و به سازمان کمک می کند که درآمد خود را دائما رصد نماید.

نکات زیر به شما در یکپارچه سازی فرایند ارایه صورت حساب یا فاکتور کمک می کند:

1.   ثبت دقیق

یک کسب و کار قبل از ارسال فاکتور باید بداند که چه کارهایی و چگونه انجام شده است. توصیه می شود که روند کار به شکل مداوم به وسیله پلتفرم های مدیریت زمان دنبال شود. برای صورت حساب های ساعتی از نرم افزارهای ردیابی زمان استفاده کنید. تمام داده های مربوط به فاکتور باید به شکل دقیق وارد سیستم شوند.

2.   ارسال سریع فاکتور

کسب و کار باید بلافاصله پس از تکمیل کار یا تحویل محصول یا خدمت فاکتور فروش را ارسال نماید، چرا که فاکتور زدن سریع عموما منجر به پرداخت سریع خواهد شد. این کار همچنین حرفه ای بودن شما را نشان می دهد. زمانی که فاکتورها دیر برسند این پیام اشتباه را منتقل می کند که شما در جمع آوری مبالغ جدی نیستید و مشتریان می توانند پرداختشان را به تعویق بیاندازند. تنظیم یادآوری می تواند به شما در ارسال به موقع فاکتورها کمک کند.

3.   قالب یکسان و تمیز

همیشه از یک قالب دائمی و تمیز برای صورت حساب های خود استفاده کنید. فاکتور باید ساده، دقیق و در عین حال موثر باشد. باید به سادگی درک شود چرا که اکثر فاکتورها به سرعت و بلافاصله پس از دریافت خوانده می شوند. جزییات اساسی مانند تاریخ پرداخت و مبلغ قابل پرداخت باید به وضوح قابل خواندن باشند.

4.   اطلاعات مرتبط

یک صورت حساب خوب شامل کلیه مطالب مرتبط است، از جمله :

• شرح محصول یا خدمت
• شماره سفارش
• جمع مبلغ قابل پرداخت
• خلاصه ای از کل پرداخت
• تاریخ تحویل
• گزینه های پرداخت
• جزییات هر گونه تخفیف
• جزییات پرداخت واریز نشده
• هزینه ارسال (در صورت وجود هرگونه هزینه اینچنینی)
• جریمه دیرکرد پرداخت
• جزییات مقدار مالیات کالا یا خدمات
• شماره تماس برای هرگونه پرس و جو

برنامه ریزی صدور صورت حساب

برای ثبت فاکتور فروش یک برنامه آماده کنید و به آن پایبند باشید. صدور فاکتور پایدار و منظم به برنامه ریزی کسب و کار کمک کرده و و به مشتریان نشان می دهد که چه زمان منتظر فاکتور باشند و به دنبال آن بتوانند پرداخت به موقعی داشته باشند. در صورت امکان صورت حساب هایی که به شکل دوره ای تکرار می شوند را در روز یکسانی در هر ماه بگذارید تا بدین طریق شانس نادیده گرفته شدن فاکتور را کاهش دهید.

سیاست های ارتباطی

بدون تردید شرایط و قوانین یا سیاست های کسب و کار باید برای هر دو طرف خریدار و فروشنده تفهیم شوند. در غیر این صورت ممکن است شاهد سردرگمی ها و اختلافات بیش از حدی باشیم. یک فاکتور باید شامل کلیه شرایط و سیاست ها باشد که به سادگی برای مشتریان قابل فهم است. فاکتور باید سیاست های کسب و کار را نسبت به دیرکرد پرداخت ها، تخفیف ها و … مکتوب نماید.

آگاهی از مشتری

کسب دانش کافی در مورد مشتریان و چرخه کسب و کار آنان همواره شانس پرداخت به موقع را افزایش می دهد. به جزییاتی چون نوع صورت حساب ترجیحی و نحوه پرداخت مورد علاقه مشتریان (پرداخت آنلاین یا چک، پرداخت یکجا یا قسط بندی) توجه کنید. این جزییات می توانند به جلوگیری از اختلافات آتی کمک کنند.

استفاده از فاکتورهای دیجیتالی

به ارسال فاکتور دیجیتالی اصرار بورزید حتی اگر مشتریان نسخه چاپی را ترجیح می دهند. فاکتورتان را هم پست کنید و هم ایمیل چرا که اینگونه هم تحویل صورت حساب به دست مشتری تضمین می شود و هم در صورت تغییر محل دفتر مشتری به ما کمک می کند. این عمل همچنین در صورت بروز مسائل حقوقی به دلیل ثبت دوگانه ارتباط با مشتری ارزشمند خواهد بود. در صورتی که از طریق ایمیل صورت حساب را برای مشتریان ارسال می کنید همواره فاکتور را به عنوان ضمیمه (Attachment) ارسال کنید.

این هشت مرحله ابتدایی ارایه صورت حساب موثر برای کالا ها و خدمات است در قسمت دوم همین مقاله به 8 گام تکمیل کننده بعدی خواهیم پرداخت.