پیاده‌سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بر پایه مدیریت فرایندهای سازمانی (BPM)

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به مفهوم امروز از اوایل دهه نود میلادی شکل گرفت. این سیستمها که از تکامل سیستمهای برنامه‌ریزی نیازمندیهای مواد (MRP) و سیستم های برنامه‌ریزی منابع کارخانه (MRP II) شکل گرفتند، اگرچه به ظاهر هسته مرکزی آنها تولید می‌باشد اما در حقیقت تولید آغاز فرایندهای نرم‌افزاری است هدف اصلی و نهایی آن مالی و به خصوص حسابداری و گزارشهای آنالیزی مالی بهنگام می‌باشد. به طور کلی ERP یک سیستم یکپارچه و به هم پیوسته است که دپارتمانهای مختلف یک سازمان را به صورت درگیرانه به هم متصل نموده و با ثبت تمامی تراکنشهای یک سازمان، یک دیدگاه جامع تحلیلی و بهنگام از تاثیر مالی تمام عملیات سازمان را ارائه می‌دهد.

اگرچه معماری مرکزی و اهداف ERP از 30 سال گذشته تا کنون تغییرات چندانی نکرده است اما رویکرد پیاده‌سازی و استقرار سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP از اوایل این دهه با یک تحول اساسی همراه بوده است و همین امر بار دیگر این سیستمها را در صدر ضرورتهای سازمانی و سیستمهای تاثیرگذار صنعت قرار داد.

این تحول جایگزینی دیدگاه مدیریت فرآیندهای سازمانی (Business Process Management) به جای مدیریت تغییر (Change Management) در پیاده‌سازی و استقرار سیستمهای ERP دهه 90 میلادی بود.

هدف از پیاده‌سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در یک سازمان جایگزین نمودن بهروشهای استاندارد (Best Practice) به جای، روشهای سنتی و رایج در سازمان است. از یکسو این فرآیندهای استانداردها خود نیز همواره در حال تکامل بوده و از طرفی در صنایع و سازمانهای متفاوت این امکان وجود دارد که بنا به شرایط خاص آن ساختار، بهترین فرآیندها متفاوت باشند.

در دهه‌های نخستین شکل‌گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP، دانش نرم‌افزار نیز دانشی نوپا بود که توانمندی سفارشی‌سازی کمی را در اختیار شرکتهای تولید کننده ERP قرار می‌داد و از طرفی طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای متفاوت با تکنولوژی نرم‌افزاری علاوه بر هزینه‌بر بودن زمان قابل توجهی را نیز به خود تخصیص می‌داد. همین امر باعث شده بود تا سیستمهای ERP نسل اول اغلب سیستمهایی بودند که معماری نرم‌افزاری آنها براساس یک الگو یا بهروش استاندارد شکل گرفته و تا مدتها شرکتهای ارائه دهنده ERP به نوعی فرآیندهای سازمانی نرم‌افزاری خود را به شرکتها تحمیل می‌کردند.

اگر چه تغییر روشها و فرآیندهای سنتی به سوی این بهروشهای استاندارد تاثیر بسزایی در سازمان بهمراه داشت اما روند پیاده‌سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP نسل اول را به نوعی وابسته به فرآیند مدیریت تغییر (CM) در سازمان می‌کرد.

همانطور که مشخص است تغییرات گسترده و یکدفعه در سازمان، تبعات خود را به همراه دارد، که همین امر ریسک پیاده‌سازی سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی نسل اول را به شدت بالا می‌برد و همچنین درصد کمی از این سیستمها با موفقیت کامل به نتیجه می‌رسیدند.

از طرفی ایراد بزرگ این روش، از دست رفتن بخشی از تجربه سازمانی یا برتریهای فرآیندهای جاری سازمان بود که به اجبار بایستی فدای فرآیندهای از پیش تعیین شده‌ای می‌شد که سیستم مذکور به سازمان تحمیل می‌کرد.

شکل‌گیری سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی نسل دوم، با تحولات بسیار تاثیرگذار در دنیای نرم‌افزار همراه بود. شکل‌گیری زیرساختهای نرم‌افزاری قوی، محیطهای سریع برنامه‌نویسی را شکل داد که امکان سفارشی‌سازیهای گسترده در سیستمها و طراحی پیاده‌سازی سریع سیستمهای سفارشی را فراهم می‌ساخت. سوار شدن دانش سیستمهای ERP بر نسل جدید نرم‌افزارها، انقلاب جدیدی را در ارائه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی شکل داد که حاصل آن تولد ERPهای نسل دوم بود.

دیگر لازم نبود که حتما یکی سیستم ثابت، با ساختارهای از پیش تعیین شده به عنوان سیستم های برنامه‌ریزی منابع سازمانی در سازمان استقرار یابد. بلکه در سیستم های ERP نسل دوم یک فاز پروژه شناسایی وضعیت فعلی فرآیندهای سازمانی بود (As Is) و فاز دیگر شناسایی و تعریف فرآینهای مطلوب (To Be) که دیگر الزاما فرآیندهای از پیش تعیین شده یا براساس یک استاندارد خاص نبودند.

سفارشی‌سازی و پیاده‌سازی فرآیندهای مطلوب فاز قبل از استقرار پروژه ERP در سازمان به حساب می‌آید.

این در حقیقت رویکرد جدیدی بود به سوی مدیریت فرآیندهای سازمانی (BPM) در پیاده‌سازی و استقرار سیستمهای ERP در سازمان.

برعکس گذشته، بنیان مدیریت فرآیندهای سازمانی بر تغییر مداوم و همیشگی فرآیندهای سازمانی به سوی وضعیت بهتر می‌باشد. پس در روند پیاده سازی سیستم هم به فرآیندهای تایید شده و خاص سازمان توجه می‌شود و هم اینکه یک روال دائمی اصلاح فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان شکل می‌گیرد که بخشی از آن تابع پیشرفت دانش و تکنولوژی کسب‌وکار در سطح جهانی است و بخش دیگر آن تابع پیشرفت دائمی مجموعه در راستای بهتر شدن و بهره‌وری بیشتر از امکانات دانش برنامه‌ریزی منابع سازمانی.

این رویه ضریب موفقیت پیاده‌سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی را در شرکتها بسیار بالا می‌برد. به دانش بومی سازمان احترام گذاشته و همراهی بیشتری از مدیران و کارشناسان را با تغییرات به همراه دارد. علاوه بر این در رویه‌های قدیمی حتی اگر هم یک سیستم ERP با به کارگیری یک مدیریت تغییر قوی (CM) با موفقیت در سازمان پیاده می‌شد، سازمان تا مدتها دیگر ظرفیت و توانایی تغییرات در فرآیندهای سازمانی را از دست می‌داد.

اما بزرگترین ریسک به کارگیری امکانات جدید نرم‌افزاری در سیستمهای ERP نسل دوم این است که در هنگام پیاده‌سازی، تلاش کافی در بهینه کردن فرآیندهای سنتی و جایگزینی بهروشهای استاندارد جهانی صورت نگیرد. به عبارت دیگر با بهره بردن از امکان گسترده سفارشی‌سازی سیستمهای جدید، تیم پیاده‌ساز در برابر مقاومتهای سازمانی کوتاه آمده و در نهایت به جای راه‌اندازی یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی منطبق بر بهروشهای استاندارد جهانی، تنها با سیستمی کردن روشهای سنتی، سازمان را بیش از پیش در مسیر اشتباه گذشته مستحکم می‌کنیم.