سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP
معرفی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی Enterprise resource planning یا به اختصار نرم افزار ERP عبارت است از برنامه ریزی، کنترل و مدیریت تمامی منابع سازمانی در شرکت های تولیدی و خدماتی برای ارائه هرچه بهتر خدمات به مشتریان. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی در قالب نرم افزاری مبتنی بر پایگاه داده های یکپارچه ارائه می گردند که جهت دستیابی به این ماموریت کلیه فعالیتهای سازمان را از بازرگانی، منابع انسانی، منابع مالی، تولید و عملیات اجرایی را به صورت فعال و درگیرانه مدیریت نموده و با اجرای الگوهای استاندارد اجرایی، فرایندهای سازمانی را نیز از نظر کیفیت کنترل می نماید، برای آگاهی بیشتر شما می توانید ERP چیست را مطالعه کنید.
اگر در گذشته این سیستم ها برای سازمان ها یک مزیت محسوب می شدند در دنیای رقابتی امروز این سیستم ها یک ضرورت سازمانی به حساب می آیند. اگر چه فرایند استقرار یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، به خصوص برای سازمان‌هایی که قبلا یکپارچه نداشته‌اند می‌تواند زمانبر و پرهزینه باشد، اما هدف‌گذاری به سمت این تحول بنیادین در دنیای امروز تنها ضمانت بقا و توسعه در آینده است. لذا شرکت اشا با ارائه سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی اشا Asha ERP این امکان را در اختیار سازمانها می گذارد تا در فازهای مختلف و به صورت مرحله‌ای این سیستم ها را راه اندازی نموده و در پایان هر مرحله ارتباطات برقرار شود. البته هر چه قبل از راه‌اندازی با تکمیل کردن زیرساخت‌ها و بالابردن توانمندی این مراحل را کمتر کنیم، در زمان و کیفیت کار تاثیر مستقیم خواهد گذاشت.
اهداف سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
مهمترین اهداف پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی کمترین هزینه، بالاترین کیفیت، بهترین سرویس در کمترین زمان می‌باشد که این مهم با اجرای کیفی فرایندهای بهینه به پشتوانه سیستم امکان‌پذیر است. انعطاف پذیری بالا و امکان تغییر سریع رویه ها براساس شرایط محیطی یا تغییر نیاز بازار، یکی دیگر از اهدافی است که سازمان ها با پیاده سازی منابع سازمانی به دنبال آن می باشند. به طور کلی اصلی ترین نیاز یک سازمان برای اجرای موفق یک برنامه استراتژیک، پیاده سازی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی است تا بتواند با کنترل شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) روند دست یابی به اهداف از پیش تعیین شده را به درستی انجام دهد.کاربردهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
اگرچه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی و نرم افزار ERP در ساختارهای تولیدی و صنعتی شکل گرفته و به تکامل رسیده اند. اما جهت سازمان های خدماتی، پیمانکاری و پروژه محور نیز کاربردی و بسیار کارآمد می باشند. البته سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، در زیرسیستم های بخش تولید و عملیاتی بیشتر سفارشی سازی شده و جهت هر صنعتی به صورت خاص طراحی و پیاده سازی می گردند. همین امر، حوزه کاربردی سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی را بسیار گسترده کرده است شامل صنایع پتروشیمی، فولاد و فلزات، معادن، خودروسازی، مونتاژی، داروسازی، غذایی و ... .
منافع و مزایای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
یکپارچگی
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP ، تمامی سیستم های یک سازمان را به صورت یک ساختار یکپارچه و پایگاه داده های مشترک اجرا می کند، به عبارت دیگر عملیاتی نیست که در سازمان انجام شود و تراکنش آن در سیستم ثبت نگردد. به همین دلیل اطلاعات یکبار، مستند و در زمان اجرا ثبت شده و دسترسی سریع و مطمئن به اطلاعات ممکن می شود.
فرایند گرا
اکثر سیستم های مدیریت اطلاعات (MIS) با هدف جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش هایی است که برپایه آنها مجموعه بتواند تصمیم گیری های مدیریتی انجام دهد، اما سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی علاوه بر این هدف، تمرکز خود را بر تعریف فرایندهای سازمانی و اجرای سیستمی آنها در مجموعه می گذارد. با این روش ضمن دستیابی به گزارشهای مدیریتی بروز، با کنترل کیفی فرایندهای سازمانی، ضمن حذف نظرات و تصمیم گیری های شخصی، سازمان در یک روال توسعه دائمی فرایندهای سازمانی قرار می گیرد که در عملکرد و بهره وری سازمان بسیار موثر است.
الگوهای بهینه جهانی (Best Practices)
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، الگوهای بهینه جهانی را پیشنهاد داده و با بررسی دانش بومی مجموعه و سفارشی سازی های مورد نیاز آن را در سازمان پیاده می کند. این رویه ضمن حفظ انعطاف پذیری سیستم و بهره بردن از دانش بومی، الگوهای بهینه کسب و کار را به مرور در سازمان جایگزین و جاری می نماید.
فعالیت درگیرانه دپارتمان ها
در دیدگاه های سنتی، ارتباط بین دپارتمان ها محدود بوده است در حالی که در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، با ارائه گزارش های مدیریتی مستند، فرایندهای سازمانی را به صورت درگیرانه در دپارتمان های گوناگون اجرا می کنند.
ارتباط های موثر دپارتمان ها به کمک سیستم، ضمن افزایش بهره وری سازمان زمینه شناسایی مشکلات و ایرادهای عملکردی را نیز فراهم می سازد.
اجرای برنامه استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک یکی از نیازهای سازمان های پیشرو می باشد، اما باید پذیرفت مهم تر از برنامه استراتژیک، موفقیت در اجرای آن می باشد. حداقل نیاز موفقیت در اجرای یک برنامه استراتژیک امکان کنترل و سنجش میزان پیشرفت براساس شاخص های عملکردی از قبل تعیین شده است. تنها یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی راه اندازی شده است که می تواند گزارش های فوق را به موقع تهیه و در اختیار مدیران قرار دهد. از طرفی با راه اندازی کامل سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، ساختار تولیدی تبدیل به یک شرکت در حال توسعه، پیشرو و با برنامه می شود.
حسابداری صنعتی
در نرم افزار ERP و ساختارهای اجرایی هر تراکنشی که انجام می شود، یک تاثیر مالی نیز بر مجموعه خواهد گذاشت که با ثبت، خلاصه سازی و طبقه بندی این سایه های مالی، امکان محاسبه قیمت تمام شده و در نهایت مدیریت مالی فراهم می گردد. همچنین ثبت همزمان دیدگاه های مختلف مالی از جمله مراکز هزینه، مراکز درآمد، پروژه ها، قراردادها، ایستگاه های کاری و ... ، آنهم به صورت درختی، امکان گزارش های آنالیز مالی ارزشمندی را برای مدیران جهت کنترل و تصمیم گیری های مهم فراهم می سازد.
برنامه ریزی و کنترل برنامه های اجرایی
مهمترین پیش نیاز در نرم افزار ERP، ثبت آنلاین اطلاعات است که این قابلیت همراه با یکپارچگی سیستم های مرتبط، امکان اجرای برنامه ریزی کلان تولید (MPS)، برنامه ریزی نیازمندی های مواد (MRP)، برنامه ریزی ظرفیت اجرای تولید(CRP)، برنامه ریزی و پیش بینی فروش و در نهایت بودجه ریزی و برنامه ریزی مالی را فراهم می سازد.
مدیریت دانش
امروز از یکسو با پیچیده شدن محصولات و خدمات مورد نیاز بازار و از یکسو بهینه شدن فرایندهای سازمانی، مدیریت دانش در تداوم توسعه بسیار مهم می باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی با جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات پایه و سیستمی کردن روالهای اجرایی زمینه های لازم برای مدیریت دانش را در سازمان فراهم می سازد.
در زیر به برخی دیگر از مزایای نرم افزار ERP ( سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ) اشاره شده است
ویژگی ها و امکانات محصول
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی اشا (Asha ERP) از نسل سوم سیستم های ERP محسوب می شود که بر بستری به نام اشا وینکست Asha VNext پیاده سازی می گردد. اشا وینکست یک Frame Work اختصاصی جهت راه اندازی نرم افزار ERP ( سیستم برنامه ریزی منابع سازمان اشا ) می باشد که امکان توسعه سریع نرم افزار را با بهترین امکانات ارتباطی دیتابیس و اپلیکیشن را فراهم می سازد. ابزار اشا وینکست به عنوان یک محصول استراتژیک ثبت دانش بنیان شده و توسعه آن داخلی و کاملا در اختیار شرکت اشا می باشد.
از طرفی معماری دیتابیس سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی اشا نیز مهم ترین نقطه قوت سیستم بوده که ضمن بهره بردن از معماری های استاندارد جهانی یک معماری با الگوهای ویژه می باشد که ضمن فراهم آوردن امکان پیاده سازی یک سیستم ساختیافته در زمینه انتقال اطلاعات و ارتباط با سایر سیستم ها و سخت افزارها (PLC, SCADA, Bascule, Camera, Barcode Reader,…) نیز بسیار کارآمد می باشد.
سایر امکانات و ویژگی های سیستم یکپارچه اشا :
- سیستم تحت وب ، چند زبانه و بهره گیری از تکنولوژی چند لایه
- پایگاه داده ها ساختیافته و برپایه استاندارد سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
- امکان بهره گیری از سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی در تعریف فرایندهای سفارشی
- امکان ثبت مستندات و لینک انواع فایلهای پیوست
- گردش کار و مدیریت مکاتبات و گزارشهای کاری
- امکان فرم سازی در بستر نرم افزاری اشا وینکست (Asha VNext)
- امکان گزارش سازی متنوع و بهره گیری از آخرین تکنولوژی های روز در این زمینه
- امکان اتصال به سخت افزارهایی نظیر PLC و SCADA و دریافت اتوماتیک اطلاعات
- امکان اتصال به سایر سخت افزارهای کاربردی از جمله باسکول، دوربین، بارکدخوان، RFID و ...
- امکان تعریف عملگرهای ارتباط دائمی بین سیستم های گوناگون
برخی سوالات متداول درباره سیستم مدیریت سازمانی
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان Enterprise resource planning یا اختصار ERP فرایندی است که از طریق آن یک سازمان (عموما تولیدی) بخش های مهم کسب و کار خود را یکپارچه و مدیریت می کند. یک سیستم اطلاعاتی مدیریت ERP حوزه های مختلف برنامه ریزی، تامین، انبار، فروش، بازاریابی، مالی و منابع انسانی را به هم پیوسته و نظام گردش اطلاعات یکپارچه ای ایجاد میکند. ERP معمولا به عنوان یک سیستم کامپیوتری شناخته شده و مورد استفاده قرار می گیرد. با محبوب تر شدن این متدولوژی، سیستم های نرم افزاری بزرگی برای کمک به سازمان ها برای پیاده سازی erp توسعه یافته اند. لازم به ذکر است که تعریف erp چیست می تواند از زوایایی متعددی تعریف شود.
برای درک بهتر اینکه ERP چیست بهتر است به ERP به عنوان چسبی که سیستم های مختلف کامپیوتری را در یک سازمان بزرگ به هم پیوند می دهد بیندیشید. معمولا هر دپارتمان یا واحد در سازمان، سیستم مختص خود را داراست که برای فرایندهای مربوط به آن بخش طراحی شده است. با به کارگیری ERP هر واحد همچنان می تواند سیستم مربوط به خود را داشته باشد که مدیریت فرایندهای داخلی را از طریق آن انجام داده و در عین حال می تواند به راحتی با باقی قسمت های سازمان در ارتباط بوده و اطلاعات لازم را به اشتراک گذارد.
یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) برای سازمان مانند یک سیستم اعصاب مرکزی عمل میکند. این مرکز، اطلاعات مختلف مربوط به فعالیت و وضعیت بخش های مختلف بدنه سازمان را جمع آوری کرده و این اطلاعات را برای استفاده سایر بخش هایی که بدان نیاز دارند در اختیار آنها قرار میدهد. اطلاعاتی که در سیستم erp جمع آوری می شوند، در زمان خود توسط کاربران در سیستم وارد می شوند. کاربران مجاز سیستم با در اختیار داشتن دسترسی های لازم به طبقات مختلف اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت.
عملکرد نرم افزار ERP را می توان برای سازمان به عملکرد سیستم اعصاب مرکزی در بدن انسان تشبیه نمود. ظرفیت ابن سیستم فراتر از مجموعه ای از توانایی های اعضای جداگانه بوده و موجب رسیدن به هوشیاری و درک عمیق تر می شود. این سیستم از طریق مرتبط نمودن اطلاعات بخش های مختلف همچون تولید، مالی، پخش و منابع انسانی به سازمان کمک میکند تا درک بهتری از عملکرد خود داشته باشد. همچنین یک سیستم یکپارچه ERP با به هم پیوستن و یکپارچه سازی تکنولوژی های مختلف به کار رفته در بخش های جداگانه یک سازمان، موجب حذف سیستم های ناکارآمد و تکراری می شود که برای سازمان بسیار هزینه بر هستند. این فرایند شامل یکپارچه سازی حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل موجودی، سیستم کنترل سفارش های خرید و فروش و دیتابیس (پایگاه داده) اطلاعات مشتریان می شود.
اولین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در سال 1972 توسط سه مهندس نرم افزار در منهایم آلمان به وجود آمد که تحت عنوان SAP شناخته شد. هدف SAP مرتبط کردن بخش های مختلف یک کسب و کار از طریق به اشتراک گذاری اطلاعات جمع آوری شده از آنها بود که به سازمان کمک می کرد تا عملکرد مؤثرتری داشته باشد.
در صورتی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با دقت کافی پیاده سازی نشود، ممکن است موجب تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان گردد. معمولا یک سیستم ERP نمی تواند تمام ضعف ها و مشکلات یک سازمان را حذف کند. سازمان می بایست در مورد نحوه عملکرد و فرایندهای خود تجدید نظر کرده و همواره در پی بهینه کردن آنها باشد. در غیر این صورت ممکن است در پایان کار با تکنولوژی ناکارآمدی دست به گریبان بماند.
معمولا سیستم های ERP در رسیدن به اهداف خود ناکام می مانند. چرا که سازمان مورد نظر آنها تمایلی به رها کردن فرایندهای کاری کهنه و ناسازگار با سیستم های ERP نداشته و اصرار دارند تا این فرایندها از طریق سیستم جدید قابل اجرا باشد. برخی سازمان ها نیز در رها کردن سیستم های جزیره ای قدیمی خود که در گذشته عملکرد خوبی داشته اند، تمایلی از خود نشان نداده و ترجیح میدهند تا بخشی از کار از طریق همان سیستم ها بدون یکپارچه شدن با سیستم جدید انجام شود. از این رو توصیه می شود تا برای جلوگیری از بالا رفتن هزینه های پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان از تقسیم شدن پروژه به پروژه های کوچک تر هزینه بر جلوگیری شود.
انتخاب یک سیستم ERP متناسب با نیازهای کسب و کار یک صنعت نیز فرایندی بسیار حیاتی است که در مقاله هفت معیار کلیدی انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به طور مفصل به آن پرداخته شده است.
(8 votes, average: 4٫13 out of 5)
Loading...