هفت معیار کلیدی انتخاب سیستم ERP

انتخاب سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمان) مناسب با کسب و کار فرایندی پیچیده و دشوار به نظر می آید. امروزه دنیای نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) تبدیل به دنیایی وسیع و پیچیده شده است. چنانچه شما خریداری آینده نگر هستید، احتمالا به دنبال راه هایی هستید تا پیش از انتخاب سیستم ERP اطلاعات کامل و مفیدی در این زمینه کسب نمایید. کسب اطلاعات در این باره میتواند درک بهتری از مشکلات و نیازمندی های سازمان به شما دهد تا بتوانید با چشمی بازتر به انتخاب سیستم ERP متناسب با کسب و کار خود بپردازید. در مطالعاتی که بر روی متقاضیان خرید نرم افزارهای ERP انجام گرفته مشخص شده است که عموما این خریداران با مشکلات زیر روبرو هستند:

• 59 درصد – مدیریت اطلاعات سازمان از خلال نرم افزارهای مختلف موجود
• 47 درصد – یک سیستم مدیریت روابط مشتریان که توانایی های لازم را داشته و یا قابلیت یکپارچه شدن با سایر سیستم ها را داشته باشد
• 27 درصد – به روز نگاه داشتن فناوری های موجود همراه با رشد و توسعه سازمان

اگر شما نیز با مشکلاتی همچون موارد آمده در بالا روبرو هستید، ممکن است برای شما نیز زمان آن رسیده باشد که برای خرید و استقرار یک نرم افزار ERP سرمایه گذاری نمایید. در زیر اقدامات لازم پیش از انتخاب سیستم ERP آمده که دربرگیرنده وضعیت فعلی بازار این نرم افزارها تا چگونگی انتخاب بهترین سیستم برای کسب و کار شما است.

1 – درک بازار سیستم های ERP

بنا بر اظهارات Gartner ، تا سال 2014 تنها پنج ارائه دهنده سیستم های ERP، حدود 53 درصد از سهم بازار را در اختیار داشتند. ممکن است با نام این تامین کنندگان آشنا باشید: SAP, Oracle, Sage, Infor, Microsoft

چنانکه می دانیم این تامین کنندگان با سازمان های بزرگ سرو کار داشته و سعی در جذب این دسته مشتریان دارند. با این وجود با رشد محبوبیت سیستم های Cloud-Based و نیز افزایش تقاضا برای سیستم های قدرتمند یکپارچه در سازمان های متوسط و کوچک، این تامین کنندگان به فکر طراحی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان متناسب با نیازهای سازمان های متوسط و یا کوچک افتاده اند که با قیمت های مقرون به صرفه قابل فروش هستند. در این میان گروهی دیگر از تامین کنندگان کوچک نیز پا به عرصه تولید نهاده اند که آنها نیز هدف خود را سازمان های متوسط و کوچک قرار داده اند. تکنولوژی برتر و نیز قابلیت ارائه نرم افزار بر روی سکوهای متفاوت و متناسب با نیاز مشتریان، این گروه از تامین کنندگان را محبوب کرده و موجب شده تا رشد سریعی داشته باشند.

خبر خوب: فراوانی و تنوع تامین کنندگان و سیستم های موجود، به شما فرصت بهتری در شناخت و انتخاب سیستم ERP متناسب با کسب و کار و سازمان خود در اختیار دارید

خبر بد : تنوع و فراوانی بسیار تامین کنندگان و سیستم ها، فرایند انتخاب سیستم ERP را طولانی، پیچیده و دشوار خواهد کرد

2 – ارزیابی نیازهای کسب و کار خود و تشکیل کمیته انتخاب سیستم ERP

اولین قدم، اذعان به روبرو بودن با مشکلات است: در حال حاضر سازمان شما دارای چندین سیستم قدیمی و جداگانه است که قابلیت اتصال با یکدیگر را نداشته و فرایندهای دستی را افزایش داده اند. اینک زمان آن است که با خرید و استقرار یک سیستم یکپارچه برنامه  ریزی منابع سازمان (ERP) بر مشکلات موجود در کسب و کار خود غلبه کنید.

چنانچه شما تصمیم گیرنده نهایی در سازمان خود هستید، اولین قدم برای شما ایجاد کمیته ای متشکل از مدیران واحدهای مختلف سازمان، کارکنان IT و دیگر کارکنان کلیدی است که در فرایند پیاده سازی سیستم می توانند نقشی اساسی داشته باشند.

3 – ارائه طرح کلی نیازمندی های اساسی خود

پس از تشکیل کمیته افراد کلیدی، اولین کار ساده است: از تمامی افراد بخواهید تا فهرستی از مشکلات، نواقص و کمبودهای سیستم های فعلی مورد استفاده خود را به همراه فهرستی از توقعات و انتظارات خود از سیستم جدید که میتواند به حل مشکلات در واحد آنان کمک کرده و یا در رشد و توسعه آن موثر باشد، تهیه کنند. برخی از مواردی که ممکن است در این فهرست ها آورده شود به قرار زیر است:

• دسترسی آسان از طریق موبایل، تبلت و …
• امکان چند ارزی (برای فرایندهای خرید، فروش و سایر فرایندهای مالی)
• امکان ادغام با تامین کنندگان حمل و نقل و …
• قابلیت مدیریت زنجیره تامین از انبار تا پخش و …

علاوه بر این برخی واحدها نیز ممکن است درخواست های مشخص تری در رابطه با فرایندهای موجود در دپارتمان خود داشته باشند. از قبیل:

• واحد فروش و بازاریابی ممکن است به یک سیستم مدیریت روابط مشتری کامل و قویتری نیازی داشته باشد که قابلیت های آنالیزی بیشتری داشته و یا بتواند فرایند های موجود را ساده و کاربردی تر کند.
• واحد فناوری اطلاعات مطمئنا خواهان سیستمی مطمئن، بدون باگ و کاربرپسند است که با پشتیبانی خوبی از سوی تامین کننده همراه باشد
• واحد تولید و زنجیره تامین نیز ممکن است خواهان شفافیت و هوشمندی بیشتری در فرایند تامین مواد و نیز کنترل کیفیت در خط تولید باشند.

سیستم های برنامه ریزی منایع سازمان (ERP) به سازمان شما کمک خواهد کرد تا فرایندهای مرتبط با برنامه ریزی از قبیل برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی نیازمندی های مواد، برنامه ریزی خرید و فروش را به راحتی انجام داده و بنابراین با بر عهده گرفتن امور حیاتی کسب و کار شما، کارکنان سازمان فرصت بیشتری خواهند داشت تا بر روی کارهایی که برای سازمان ایجاد ارزش نموده تمرکز نموده و تنها خوراک اصلی این سیستم ها یعنی اطلاعات را به موقع در سیستم وارد کنند. این تاثیر مثبت و افزایش کارآمدی در سازمان، همچنین موحب کاهش زمان های توقف شده و می تواند به بهبود فعالیت ها کمک کند. بنابراین می توانید با در اختیار داشتن ظرفیت کامل همه بخش ها، بدون سربارهای ناشی از اشتباهات انسانی و … سازمان خود را رشد دهید.

با توجه به نیازهای کسب و کار، تصمیم میگیرید که چه بخش های ستادی و یا عملیاتی از سازمان شما می بایست تحت پوشش سیستم ERP جدید قرار گیرد. ممکن است شما در دپارتمان های مختلف سازمان خود دارای سیستم های خوبی باشید که تمایلی به تغییر آنها نداشته باشید. برای مثال تیم فروش و بازاریابی ممکن است از سیستم CRM ( نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان ) فعلی خود راضی بوده و تمایلی به تغییر آن نداشته باشند. در این صورت می بایست مزایا، معایب و سختی های ممکن در فرایند یکپارچه سازی این سیستم با سیستم ERP جدید خود را مد نظر قرار دهید.

از آنجایی که ماژول مالی، هسته اصلی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان است، احتمالا مهمترین نقش را در فرایند انتخاب سیستم ERP خواهند داشت. خوشبختانه بیشتر سیستم های ERP شامل فرایندهای استاندارد مالی هستند که پوشش دهنده تمامی تراکنش های حسابهای پرداختی، دریافتنی و دفتر کل هستند. با این وجود، در صورتی که شما در سازمان خود نیاز به امکان خاصی دارید، می بایست در انتخاب سیستم ERP این نیازها را مد نظر قرار داده و سیستمی را انتخاب نمایید که راه حلی برای آن داشته باشد. به جز ماژولهای مالی، بیشتر سیستم های ERP دارای سیستم های زیر می باشند:

مدیریت تولید

به طور عمده این سیستم های شامل ماژول هایی برای برنامه ریزی نیازمندی های مواد اولیه تولید، کنترل کیفیت و اتوماسیون فرایند تولید (اتصال به PLC ماشین آلات و … برای دریافت اطلاعات درجه یک) هستند. سازمان های بزرگتر با تنوع محصولات بیشتر ممکن است به قابلیت های بیشتری برای مدیریت فرایندهای متفاوتی که دارند نیاز داشته باشند.

مدیریت زنجیره تامین

این سیستم ها نیز عموما شامل ماژول هاییی برای مدیریت حمل و نقل، مدیریت انبار و برنامه ریزی تقاضا و پیش بینی فروش می باشند. کسب و کارهای بزرگ تر ممکن است به سیستم های مدیریت زنجیره تامین پیچیده تری نیاز داشته باشند. به خصوص اگر فرایند ارسال کالا به کشورهای خارجی را داشته و یا با تعداد بیشتری از تامین کنندگان، توزیع کنندگان و فروشندگان در ارتباط باشند.

منابع انسانی

این سیستم های نیز معمولا شامل ماژولهایی برای مدیریت ردیابی فرایند استخدام از ابتدا تا انتها و نیز حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا هستند.

مدیریت اموال

این سیستم ها به کاربر امکان ردیابی مالی و مکانی سرمایه های فیزیکی سازمان را می دهد.

مدیریت ارتباط با مشتریان

سیستم های مدیریت ارتباط با مشتریان به کابران امکان ردیابی روابط خود با مشتریان را میدهد که موجب کسب اطلاعات و بینش درباره آنها و اتخاذ تصمیم های بهتر و تاثیرگذارتر در فرایند فروش و روابط با مشتریان می شود.

بسته به صنعت و نوع سازمان، شما ممکن است نیازی به سیستم برنامه ریزی منایع سازمانی که دارای همه این ماژول ها باشد نداشته باشید. برای مثال یک شرکت توسعه سیستم های نرم افزاری و یا خدمات مالی نیازی به سیستم های مدیریت زنجیره تامین و تولید نخواهند داشت. بعد از مشخص نمودن اینکه کدام بخش های عملیاتی نیاز به سیستم ERP دارند، فهرست نیازها، مشکلات و کارکردهای مورد نیاز کمیته تحقیق هر بخش را جمع آوری نموده و نهایی نمایید. در این مرحله، شما می بایست به درکی مشخص از نیازها و انتظارات خود از سیستم جدید ERP رسیده باشید تا بتوانید جستجوی خود را برای تامین کننده و سیستم مطابق با نیازهای خود آغاز نمایید.

4 – ایجاد یک لیست کوتاه از تامین کنندگان

ایجاد لیست کوتاه از تامین کنندگان می بایست در عهده کمیته تحقیق گذاشته شود تا در نهایت به جمع بندی نهایی از فهرستی از تامین کنندگان مناسب برسند: ممکن است تعداد تامین کنندگان بسیار زیاد باشد. خصوصا برای سازمان های تولیدکننده عمومی کوچک و یا متوسط که با توجه به فرایندهای تولیدی خود نیازمندی های پیچیده و متفاوتی دارند.

” اولین قدم انتخاب یک تامین کننده باتجربه ERP است: تامین کننده ای با شهرت پیاده سازی های موفق سیستم برنامه ریزی منابع سازمان داشته و پیش از این فرایند پیاده سازی از ابتدا تا انتها را درک کرده است. این تامین کننده می بایست درک عمیقی از جایگاه سازمان شما در دوره زندگی خود داشته باشد.” (Craig Abramson) ” درک سریع نیازها به همراه نیازمندی های آتی در سطح بالا، به تیم پیاده سازی اجازه می دهد که پیکربندی سیستم را در حالی که سرمایه گذاری اولیه را مقرون به صرفه نگه میدارند، متناسب با وضعیت کسب و کار شما تغییر دهند. درک فرایندهایی که مختص کسب و کار شما هستند، به تیم پیاده سازی اجازه می دهد که در هنگام پیکربندی اولیه سیستم، این فرایندها را مد نظر داشته باشند.”

در زمان ایجاد یک فهرست از تامین کنندگان مناسب، فاکتورهای کلیدی زیر را در نظر داشته باشید:

• نقاط ضعف. ببینید چگونه تامین کنندگان نقاط ضعف سازمان شما را هدف قرار میدهند. توجه نمایید که مشتریان آنها چه کسانی بوده و در وبسایتهای خود از چه سازمانها و صنایعی به عنوان مشتریان خود یاد کرده اند. این تامین کنندگان به خوبی یا نقاط ضعف و مشکلات فرایندهای موجود صنایع مشابه صنعت شما آشنایی داشته و در سیستم های خود راه حلی برای رفع آنها وجود دارد.
• بودجه. قیمت گذاری سیستم های ERP می تواند از ییک تامین کننده به تامین کننده ای دیگر بسیار متفاوت باشد. با اینکه تامین کنندگان این سیستم ها در مورد قیمت دهی بسیار محتاط هستند، اب این حال ممکن است شما بتوانید راهی برای چانه زنی و تخفیف پیدا کنید. با این حال “توجه نمایید که قیمت یک سیستم به هیچ عنوان نباید در زمان سرمایه گذاری بر روی سیستم ERP، به عنوان فاکتور نهایی (اصلی) برای انتخاب آن باشد. هدف شما تامین سیستمی است که به بهترین شکل ممکن مناسب سازمان شما بوده و در نهایت موجب بازگشت سرمایه شما خواهد بود” (Abramson)
• ترجیحات توسعه ای. بسیاری از تامین کنندگان سیستم های Cloud-Based و Premise Solutions (راه حل های فرضی) ارائه می دهند. بدین معنی که شما می بایست در خصوص میزبانی سیستم بر روی سرورهای خود و یا تامین کننده تصمیم گیری نمایید. تامین کنندگان کوچک تر ممکن است تنها یکی از این انواع راه حل ها را ارائه کنند.
• نیازها و الزامات. در صورتی که در فهرست نیازمندی های خود نیازها و الزاماتی را مشخص نموده اید، تامین کنندگانی که قادر به برآورده کردن این نیازها نبوده و یا به راحتی قابلیت شخصی سازی سیستم تا مرحله پوشش این نیاز را ندارند، می بایست از لیست خارج نمایید. برای مثال در صورتی که شما دارای انبارهای بسیار متعدد بوده و یا ساختمان های تولیدی (خطوط تولید متفاوت) دارید ممکن است نیاز گسترده ای به تبادل اطلاعات میان آنها داشته باشید. در صورتی که تامین کننده یک سیستم نتواند این نیاز را در سازمان شما مرتفع نماید، می بایست از لیست کوتاه تامین کنندگان حذف شود.

در این مرحله ممکن است شما به فهرستی از 10 تامین کننده رسیده باشید. اما باید آن را به 3 تا 5 تامین کننده کاهش دهید. با فرض اینکه سیستم های تمامی این تامین کنندگان قادر به پوشش نیازهای شما هستند، بهتر است این لیست شامل تامین کنندگان متفاوتی (از شرکت های بسیار بزرگ و معتبر گرفته تا شرکت های کوچک فعال در یک صنعت خاص) باشد. در زمان کوچک کردن این فهرست (ایجاد لیست کوتاه) به موارد زیر دقت نمایید:

A. تنوع تامین کنندگان. در حالی که تامین کنندگان بزرگ سیستم های ERP از جایگاه، فروش و موفقیت سیستم خود مطمئن هستند، تامین کنندگان کوچکتر به وجود آمده و بعد از شکست در این راه میروند! در نظر داشته باشید که قدمت تامین کننده، تعداد مشتریان و گردش مالی آن بسیار مهم است. به طور کلی، شما می خواهید به تامین کنندگانی که حداقل چند سال سابقه کار داشته و در حال افزایش تعداد مشتریان خود هستند بیشتر توجه نمایید.

B. قدرت عملیاتی. هیج سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی کامل و بی نقص نیست. بیشتر متخصصین بر این باورند که هر کدام از این پلاتفرم ها توانایی ها و ضعف های خود را دارند. باید تصمیم بگیرید که با کدام از این ضعف ها می توانید و با کدام نمی توانید کنار بیایید. برای مثال برخی از تامین کنندگان در کنار سیستم خود اپلیکیشن های موبایلی ارائه نمی کنند. ممکن است برای برخی سازمان ها این مسئله بی اهمیت باشد در حالی که برای برخی دیگر مانعی بر سر راه کار کاربرانی باشد که می بایست مدام در حال حرکت بوده و در عین حال به سیستم نیز دسترسی داشته باشند (مانند کاربران تولید یا انبار)

C. کاربرپسندی. زمانی که در مورد مواردی همچون سرورها، بانک اطلاعاتی، معماری سیستم، سفارشی سازی و … صحبت میکنیم ممکن است تشخیص اینکه دقیقا به چه چیزهایی نیاز دارید و یا چه چیزهایی تامین کننده می تواند ارائه دهد، مشکل باشد. به خصوص اگر شما اطلاعاتی در زمینه فناوری اطلاعات (IT) نیز نداشته باشید. صحبت در این موارد را می بایست بر عهده تیم IT خود گذاشته و آنها را درباره نیازهای خود مطلع سازید تا با درک عمیقی که نسبت به نیازمندی های تکنیکی سازمان دارند در این باره تصمیم بگیرند.

5 – ایجاد لیست نیازمندی ها برای تامین کنندگان سیستم های ERP

حال که به لیست کوتاهی از تامین کنندگان رسیده اید، وقت آن رسیده که تامین کنندگان شما برای برنده شدن این قرارداد با یکدیگر مبارزه کنند! باید نیازمندی ها و ویژگی ها و الزامات مورد نیاز خود را در درخواست پیشنهاد (Request For Proposal: RFP) آورده و آن را برای تامین کنندگان لیست کوتاه خود بفرستید. از این زمان به بعد می توانید شروع کنید به برنامه ریزی برای رفتن به جلسات معرفی (دموی) سیستم و جلسات در محل مشتری (On-Site).

ممکن است بخواهید تامین کنندگان خود را از حضور دیگر تامین کنندگان در لیست کوتاه خود آگاه نمایید تا بدانند که رقبای اصلی آنها در این مبارزه چه کسانی هستند. این کار نه تنها به تامین کنندگان برای ارائه مزیت های سیستم خود کمک میکند بلکه به شما نیز در خصوص تصمیم گیری برای انتخاب سیستم ERP مناسب با سازمان ایده بهتری خواهد داد: یک فروشنده خوب همواره به شما دلایلی برای مزیت و برتری محصول خود نسبت به دیگر رقبا ارائه خواهد داد.

6 – درخواست دمو در محل مشتری از تامین کنندگان سیستم های ERP

چنانچه از تامین کنندگان بخواهید تا مشتریان خود را به شما معرفی کنند، ممکن است تنها به مواردی اشاره کنند که نظر مثبت و خوبی درباره سیستم آنها داشته باشند. نگران نباشید! این کار همچنان ارزش آن را دارد که با این مشتریان تماس برقرار نموده و نظر آنها را در مورد سیستم جویا شوید. مطمئنا با نظرات پنج ستاره روبرو خواهید شد. ولی باید به دنبال نظرات معمولی تر نیز باشید. این کار مستلزم تلاش بیشتری است. در زیر به چند راهنمایی در این باره اشاره می شود:

به دنبال نظرات شخص ثالث باشید. نظرات و نقدهای بسیاری در اینترنت در خصوص سیستم های مختلف نوشته شده است که با کمی تحقیق می توانید آنها را پیدا کنید. همچنین می توانید در گوگل به دنبال منابعی باشید که به معرفی و نقد تامین کنندگان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان می پردازند. این منابع دارای داستانهایی از موفقیت ها و یا شکست های این سیستم ها هستند که با نگاه علمی به علل نتایج به دست آمده می پردازد.

در صنعت خود به دنبال سازمانهایی باشید که در حال حاضر مشتریان سیستم های تامین کنندگان لیست کوتاه شما هستند. برای مثال با ارسال مطلبی در صفحه LinkedIn می توانید داستانهای این افراد را از تجربیات کار خود با این سیستم ها جویا شوید.

آخرین و مهمترین نکته: بیشترین، مهمترین و صادقانه ترین داستانها را از زبان کسانی خواهید شنید که از 5 ستاره ممکن، بین 2 تا 4 ستاره به محصول مورد نظر داده اند و نه کسانی که 1 یا 5 ستاره به آن داده اند!

7 – تصمیم گیری، مذاکره، مذاکره، مذاکره

حالا وقت آن رسیده که برنده را اعلام کنید: اعضای کمیته تحقیق خود را گرد هم آورده و تشکیل جلسه دهید. از آنها بخواهید رای اولیه خود را در خصوص انتخاب انتخاب سیستم ERP مورد نظر خود اعلام کنند. چنانچه تفاوت های فاحشی در نظرات آنها وجود داشت، سخنان هر دو طرف را شنیده و سپس ببینید که نقطه اتفاق آنها کجاست و چگونه می توانید اعتراضات منطقی نسبت به انتخاب یک تامین کننده را توجیه نمایید.

در اینجا حرف از کسب و کار است و نه ایجاد یک نظام دموکراسی! اما چنانچه به اعضای کمیته خود اطمینان دهید که نتایج بررسی و تحقیقات آنها کاملا شنیده شده و دلایل و اعتراضات آنها به دقت و با منطق، و نه از روی تعصب، مورد بررسی قرار گرفته می تواند در زمان پیاده سازی سیستم موجب ارتقای همکاری و همراهی آنها با این فرایند سخت گردد.

پس از اینکه در مورد انتخاب تامین کننده تصمیم گیری شد، وقت مذاکره فرا میرسد. همان طور که در بالا نیز بدان اشاره شد، تامین کنندگان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ممکن است در مورد قیمت های خود بسیار سخت گیر باشند. اما همانطور که می دانید در کسب و کار همه چیز قابل مذاکره است: در بسیاری موارد می توانید در مورد نرخ پایین تری مذاکره نمایید. و مهمتر از همه، مطمئن شوید که تمامی قول و قرارها و نیازمندی های مطرح شده بین دو طرف معامله را به صورت کتبی در قرارداد ذکر کنید.

نتیجه گیری: با انتخاب سیستم ERP مورد نظر، آسان ترین بخش کار به پایان رسیده است!

احتمالا تا حالا متوجه شده اید که برای انتخاب سیستم ERP برای سازمان خود چگونه باید عمل کنید. در زیر به خلاصه ای از چند نکته مهم اشاره می شود:

• کمیته انتخاب سیستم ERP را از کارکنان اصلی خود به همراه کارکنان IT تشکیل دهید. مطمئن شوید که نظرات همه را شنیده و نیازها، مشکلات و شرایط موجود در واحدهای مختلف را به دقت مورد بررسی قرار داده اید.
• مشخص کنید که واقعا به کدام قابلیت ها در سیستم خود نیاز دارید و از کدام یک می توانید بگذرید.
• در مورد تامین کنندگان خود با جدیت تحقیق و بررسی کنید. نظرات کاربران و نقدها را در مورد آنها خوانده و با مشتریان فعلی آنها در ارتباط باشید و در خصوص مشکلات و تجربیات بد اخیر آنها با تامین کننده مورد نظر تحقیق کنید.

انتخاب سیستم ERP ، مستلزم تلاش و کوشش بسیاری است __ با این حال پیاده سازی سیستم خریداری شده به مراتب از این هم مشکل تر بوده و نیازمند تلاش و جدیت و مداومت از جانب هر دو طرف است. مطمئن شوید که تامین کننده ای که انتخاب کرده اید در طول این مسیر سخت تا رسیدن به مقصد نهایی همواره در کنار شما خواهد بود.