فرایند مدیریت پروژه چیست؟ و حوزه های دانشی مرتبط با آن

در مقاله قبل با مفهوم مدیریت پروژه و وظایف مدیر پروژه در یک پروژه آشنا شدیم. در این مقاله سعی داریم تا به فرایند و مراحل اجرای یک پروژه بپردازیم. در این بخش 5 فاز مدیریت پروژه که با استفاده از آن می توانید به نتایج موفقیت آمیز در پروژه دست یابید آورده شده است، همچنین کنترل کیفیت پروژه چیست را مطالعه کنید.

فازها فرایند مدیریت پروژه

فاز ابتدایی یا معارفه :

این مرحله شامل شروع رسمی پروژه و تعریف قلمرو و حوزه پروژه است. اسناد فاز یک شما شامل بیانیه شرح مفهوم است که شامل اهداف مبتنی بر هدف اصلی پروژه است و همچنین نتایج مورد نظر را با جزییات توضیح می دهد. وقتی تایید گرفتید، پیش نویس پروپوزال خود را تهیه می کنید که شامل محاسبات ریسک و نهایی نمودن همه چیز در چارت پروژه است.

فاز برنامه ریزی :

مدیر پروژه بهترین استراتژی را برای دستیابی تیم به اهداف مشتری را تهیه و تنظیم می کند. ممکن است انتخاب اعضای تیم به علاوه درخواست منابع به مدیر پروژه محول شود. تنظیم زمانبندی اجرای پروژه، چیدن برنامه و خطوط ارتباطی نیز در این مرحله انجام می شود.

فاز اجرا :

در این مرحله مدیر پروژه جهت تمرکز خود را تغییر می دهد. او کلیه فعالیت های نتیجه بخش را که در برنامه پروژه مشخص شده است را اجرایی و عملی می کند. آماده باشید که این بخش بیشترین مقدار زمان، منابع و انرژی را از شما می گیرد.

فاز کنترل :

اجرا و کنترل به شکل همزمان صورت می گیرند. مدیرپروژه تیم را تحت نظر می گیرد تا اطمینان یابد که عملکرد پیش بینی شده در فاز برنامه ریزی به واقعیت بدل شود.

فاز بستن پروژه :

در طول این مرحله آخر، مدیر پروژه هر گونه وظایف اجرایی را تسهیل و نهایی می کند و هرگونه به روز رسانی در اسناد را گزارش می دهد و نتایج حاصل را به مدیر اجرایی خود ارائه می کند. شما می توانید موفقیت خود به عنوان یک مدیر و همچنین تیم پروژه خود را با پاسخ به یک سوال مهم اندازه گیری نمایید. آیا نیاز مشتری را از انجام این کار برآورده ساخته اید؟ به احتمال زیاد اولویت های اصلی مشتریان شما شامل اجرای به موقع پروژه با استفاده از بودجه مشخص شده است. سایر موارد را نیز همین نیازهای مشتری دیکته می کند.

علاوه بر این 5 فاز، فرایند مدیریت پروژه شامل دانش در سایر حوزه ها نیز می باشد که هر مدیر پروژه ای باید با آنها آشنا باشد. در دستورالعمل PMBOK  (Project Management Body of Knowledge Fifth Edition) 10 حوزه دانشی معرفی شده است. هر مدیری باید یک دانش ابتدایی از هر یک از این 10 موضوع داشته باشد. از آنجایی که هر پروژه اهداف یکتایی دارد و وابسته به یک زمانبندی دقیق و مقید به مقدار مشخصی منابع است، مدیران پروژه میبایست توجه ویژه ای به این موارد داشته باشند.

یکپارچگی : این دانش هر 5 مرحله فرایند پروژه را در بر می‌گیرد. در طول یکپارچه سازی، شما برنامه را توسعه داده، ریسک ها را ارزیابی می کنید و اصلاحات لازم را در طول مسیر برای اطمینان از یک اجرای موفق را انجام می دهید.

قلمرو فعالیت : قلمرو فعالیت محدوده انتظارات ذینفعان را مشخص می کند. دریافتن نتایج مطلوب پروژه شما اساس موفقیت شما به عنوان یک مدیر پروژه است.

زمان : می گویند زمانبندی همه چیز است و مطابقت پروژه شما با زمانبندی از اهمیت بالایی برخوردار است. تخصص مدیریت زمان با تخصیص زمان به فعالیت های تعیین شده و مشخص نمودن مراحل مناسب برای رسیدن به ضرب العجل ها وتخصیص موفقیت آمیز منابع به شما کمک می کند.

هزینه : اجزای مدیریت هزینه در سراسر پروژه رخ می دهند. تخمین درست هزینه کلیه بخش های پروژه و پیش بینی هزینه هایی که در طول فرایند پروژه تحمیل خواهند شد به شما و تیمتان کمک می کند که هزینه ای اضافه بر بودجه تخصیصی اعمال نکنید.

کیفیت : هدف شما اطمینان از این موضوع است که محصول/خدمت/نتیجه مطابق با انتظارات مشتری باشد. اگر نتایج به دست آمده چیزی غیر از آن چیزی که مشتری یا سهام دار دقیقا نیاز دارد باشد، پروژه شما به نوعی با شکست مواجه شده است.

تدارکات : در طول پروژه ممکن است به خدماتی احتیاج پیدا کنید که برای دستیابی به نتیجه پروژه ضروری ولی خارج از تخصص تیم پروژه شما هستند. باید بدانید که چگونه برای چنین شرایطی برنامه ریزی و یک فروشنده خارجی پیدا کنید و با او قرارداد ببندید.

منابع انسانی : ممکن است جمع آوری تیم پروژه از میان نیروی انسانی در دسترس در شرکت و یا حتی آوردن پیمانکار از خارج از شرکت به شما به عنوان یک مدیر پروژه واگذار شود. صرف نظر از اندازه پروژه شما باید دانش هماهنگی و رهبری تیمتان را داشته باشید.

ارتباطات : منظور از ارتباطات فقط اطلاعات درست نیست، شما همچنین باید بدانید که چگونه و چه زمانی این اطلاعات را در طول مسیر پروژه ارائه نمایید. بیاموزید که چگونه یک پیام اثربخش بسازید و چگونه آن را منتقل و اینکه چگونه دانش پروژه را مدیریت کنید.

مدیریت ریسک : حتی بهترین برنامه ها هم برخی از مواقع بدون مانع عملی نخواهند شد. بدانید که چگونه این مواردی که پروژه شما را از خط خارج می‌کنند شناسایی و ارزیابی نمایید. از طریق یک برنامه ریزی و نظارت مداوم می توانید این تاخیرها و منابع اضافه بر هزینه را در طول پروژه خرد کنید.

مدیریت ذینفعان : ذینفعان شامل افراد و سازمان‌هایی هستند که با پروژه شما درگیرند. شما باید بدانید که چگونه با آنان تعامل داشته باشید و چگونه رویکردهایی که ذینفعان شما در نتایج پروژه را در بر می‌گیرند، مدیریت کنید.

عنوان اصلی نوشته: What is Project Management