مدیریت دانش چیست؟ – مزایای به کارگیری استراتژی مدیریت دانش

حجم دانش منتقل شده به سمت و از سوی یک مدیر معمولی در یک کسب و کار متوسط و رو به بزرگ روزانه بسیار وسیع است. ایمیل ها، اسناد، یادداشت ها، ارتباطات مشترک و دیگر اشکال اطلاعات پیوسته با سرعتی فزاینده در حال ورود و خروج از سازمان هستند. نرخ رشد اطلاعات غالبا بسیار سریع است و در واقع این مدیران و کارکنان ارشد هرگز قادر به خواندن، نگهداری و در دسترس قرار دادن کلیه این داده ها نخواهند بود. به همین دلیل است که کسب وکار ها به استقرار یک سیستم مدیریت دانش جامع نیاز دارند. مدیریت دانش (Knowledge Management) یا همان KM اساسا مجموعه ای از رفتارها، فرآیندها و فن آوری هایی برای مدیریت موثرتر اطلاعات می باشد که برای بهبود یادگیری، تصمیم گیری، نوآوری و سایر کلیدهای موفقیت کسب و کار طراحی شده اند. استقاده از مدل های مختلف مدیریت دانش می تواند برای کسب و کارها مزایای زیادی داشته باشد. در این مقاله 8 تا از این مزایا را برای شما عنوان کردیم تا ببینید اینگونه مدل ها چگونه به بهبود عملیاتی کسب و کار شما کمک خواهند کرد:

1. مدیریت اطلاعات و محتوا

در این حالت تمرکز KM بر نتیجه و اطلاعات لازم برای رسیدن به نتیجه است. مدیریت دانش در صورت اجرای درست باعث تاثیر بهتر در مدیریت اطلاعات و مدیریت محتوا می شود و این باعث می شود تا در سازمان ها از افزایش بی رویه اطلاعات جلوگیری شود. بعضی مواقع در سازمان ها سرعت تولید اطلاعات از سرعت پردازش و دسته بندی آن زیادتر است و بنابراین باعث می شود تا اطلاعات نامرتب، غیر پیوسته و یا بدون استفاده تولید و نگهداری شود

2- افزایش تمرکز بر نتایج

یک مدیریت دانش موفق در تلاش است تا تمرکز خود را بر روی نتایج بیشتر کند زیرا نتایج یک مجموعه داده به تیم ها کمک می کند تا تصمیمات درستی بگیرند قبل از اجرای سیستم مدیریت دانش، سازمان ها تشویق می شوند تا اهداف کلیدی خود را براساس نقش یا شخصیت های مختلف شناسایی کنند. این ها معمولا شامل نتایج در سطح فردی، نتایج در سطح بخش و یا نتایج در سطح شرکت است. این امر سازمان را قادر می سازد تمرکز خود را بر فرآیندهای کاری، روش های مدیریت اطلاعات و روش های ضبط دانش که به رسیدن به این اهداف کمک می کند قرار دهد.

3- بهبود رفتار نیروی کار

بهترین سیستم های مدیریت دانش، کاری بیش از تمرکز بر یافتن اطلاعات تکنولوژیکی انجام می دهند. علاوه بر آن این سیستم بر بهبود رفتار داخل سازمان نیز تاکید دارد. این سیستم فرصتی را برای افراد فراهم می کند تا بتواند به واسطه تولید اسناد و نوشته های مربوطه با یکدیگر تعامل داشته باشند.

4- قرار دادن اولویت بالا برای نیازهای تجاری

نیازهای کسب و کار همیشه اولین تمرکز یک سیستم مدیریت دانش استراتژیک است. در هنگام اجرای یک سیستم جدید مدیریت دانش، نیازها و اهداف کاربران برای اولین بار شناسایی می شوند. این امر باعث می شود تا کسب و کار به صورت شفاف تشخیص دهد که کدام راه حل تکنولوژیکی باعث می شود تا این نیازها به درستی براورده شود. این روش بهتر از این است که در ابتدا بدون دانستن این نیاز ها راه حل خود را انتخاب کرده و به نتایج بهینه ای دست نیابیم.

5- دانش دقیق تر

دانش فراوان در یک سازمان، دانش ضمنی یا نادرست است. اساسا آنچه اعضای سازمان می دانند لزوما برای کاربران مفید و قابل استفاده نیست. این اطلاعات در صورتی قابل استفاده و مفید هستند که برای کاربران قابل جستجو و در دسترس باشند. با یک برنامه مدیریت دانش دقیق سازمان راحت تر میتواند اطلاعات پروژه ها، اشخاص و یا بخش های مختلف را استخراج کند بهتر از این اطلاعات در قالب اسنادی مانند داستان های موفقیت و یا داستان های کاربران مختلف تولید و انتشار پیدا کنند. این تبدیل کردن اطلاعات داخلی سازمان به اطلاعات خارجی و قابل جستجو باعث می شود این اطلاعات حفظ و قابل استفاده باشند.

6- نقش های مشخص شده در تیم

اجرای مدیریت دانش اغلب باعث می شود تا نقش های خاصی برای تیم های کلیدی پر رنگ شود. این نقش ها اغلب شامل مدیر دانش، مدیر یک تیم یا بخش و… شود. این نقش ها در سیستم مدیریت دانش کمک می کنند تا مسولیت ها و وظایف به صورت دقیق مشخص و نتایج آن دنبال شود. اینکه اعضای سازمان بدانند که شرح وظایف و مسئولتشان چیست و اطلاعات مورد نیاز خود را می توانند به راحتی تهیه کنند باعث می شود تا زمان خود را به صورت بهینه و مفید بر روی انجام کار قرار دهند.

7- ساختارهای پشتیبانی از بالا به پایین

تلاش های مدیریت دانش نه تنها حمایت از بالا به پایین را تشویق می کند، بلکه این نوع حمایت برای ایجاد سیستم مدیریت دانش ضروری است. با ساختار پشتیبانی از بالا به پایین، مدیران در همه سطوح، در جوامع مختلف مدیریت دانش مشارکت می کنند و تلاش می کنند که تیم ها را به گونه ای سازماندهی کنند تا بتوانند بهترین نتایج کسب و کار را به دست آورند.

8- بهینه سازی سرمایه گذاری های فناوری

سازمان شما می تواند پس از پیاده سازی یک استراتژی جامع مدیریت دانش، به دنبال سرمایه گذاری های تکنولوژیکی بهینه باشد. تلاش های مدیریت دانش سرمایه گذاری در فن آوری را با اجتناب از این ادعای قدیمی که «فناوری راه حل است» بهینه سازی می کند. این نوع نگرش فقط به تکنولوژی اجازه می دهد تا نتایج کسب و کار را تعیین کند. اما در یک سیستم کارآمدتر، منابع تکنولوژیکی به عنوان ابزارهایی برای کمک کسب و کار برای رسیدن به مجموعه خاصی از نتایج که از پیش تعیین شده است کاربرد دارد.