گردش کار (Workflow) چیست؟

گردش کار دنباله ای از وظایف است که به پردازش مجموعه ای از داده ها می پردازد. گردش کار در انواع صنایع و کسب و کارها وجود دارد. هر زمان که داده در میان انسان ها و (یا) سیستم ها انتقال یابد یک گردش کار به وجود می آید. گردش کارها مسیر چگونگی تبدیل کار ناتمام تا کار تکمیل شده یا داده خام به پردازش شده را توصیف می کنند.

انواع گردش کار

گردش کارها در فضای کار رخ می دهد. برخی از سیستم های گردش کار کاملا ساختاریافته و برخی بدون ساختار هستند ولی هر زمان که داده از یک وظیفه به دیگری انتقال یابد یک گردش کار به وجود می آید. در ادامه به بررسی سه نوع اصلی Workflow می پردازیم.

گردش کار فرایند (Process Workflow)

یک گردش کار فرایند زمانی که مجموعه وظایف قابل پیش بینی و تکراری باشند، اتفاق می افتد. به این معنا که قبل از آنکه یک آیتم جریان کار را آغاز نماید، دقیقا می دانید که چه مسیری را طی خواهد کرد. گردش های کاری فرایندهای کسب و کار برای مدیریت خیل عظیم آیتم هایی که وارد آنها می شوند، تنظیم شده اند.

به عنوان مثال Workflow تایید درخواست خرید که به محض آنکه آغاز شود، گردش کار با اندکی تغییر تنظیم می شود و شما می توانید هزاران آیتم را تنها با یک گردش کار پردازش کنید.

گردش کار موردی (Case Workflow)

در یک گردش کار موردی شما در ابتدا مسیر مورد نیاز برای تکمیل آیتم را نمی دانید. این مسیر با جمع آوری بیشتر داده ها خود به خود آشکار می شود.

مطالبات بیمه یکی از بهترین مثال ها در مورد این نوع از گردش کارهاست. در این نوع مطالبات از همان ابتدا چگونگی پردازش برای موارد گوناگون مشخص نیست و تنها پس از تحقیقات و بازجویی ها مسیر خود به خود واضح می شود.

مشابه گردش کار فرایند، گردش کار موردی نیز می تواند از عهده هر تعداد آیتم چه متکی به انسان چه متکی به ربات هوشمند بر بیاید و مسیر درست را تشخیص دهد.

گردش کار پروژه (Project Workflow)

پروژه ها نیز همانند فرایندها یک مسیر ساختاریافته دارند ولی ممکن است در طول مسیر انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند. مثلا اگر بخواهید ورژن تازه ای از وب سایت خود را منتشر کنید می توانید با دقت خوبی یک توالی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل این پروژه را پیش بینی نمایید. با این وجود یک گردش کار پروژه تنها برای یک مورد خاص مناسب است و ممکن است انتشار سایر سایت ها دقیقا چنین مسیری را طی نکنند.

اکثر منابع آنلاین در تعریف جریان کار تنها به گردش کار فرایند بسنده کرده اند، حال آنکه دو نوع دیگر Workflow نیز به همان اندازه مهم هستند و بسیاری از کارهای موجود در اداره ممکن است در این دو دسته قرار گیرند، پس نیازمند توجه یکسان شما هستند.

چه چیزهایی گردش کار محسوب نمی شوند؟

اگر داده انتقال پیدا نکند، گردش کاری وجود نخواهد داشت. مثلا اگر لیستی از وظایف بی ربط را مدیریت می کنید (مثل درست کردن صبحانه، رفتن به مرکز خرید و جمع آوری لباس های خشک) این یک Workflow نخواهد بود و صرفا مدیریت امور به حساب می آید. اگر بخواهید آن را تبدیل به یک Workflow کنید باید وظایف به هم متصل و بخشی از یک چیز بزرگتر باشند.

چگونه می توانیم گردش های کاری اطرافمان را کشف کنیم؟

گردش های کاری در مکان های زیادی پخش شده اند. مثلا اگر تعداد زیادی از ایمیل هایتان را بدون هیچ ذهنیتی مرور کلی کنید و در نهایت هیچ توجهی به آنها نکنید، این یک Workflow خواهد بود. اگر یک فرم ثابت را بارها و بارها پرینت کنید نیز با یک جریان کار روبرو خواهید بود. اگر در حال باز کردن یک صفحه برای ورود داده ها هستید یک گردش کاری به وجود آمده و اگر متوجه این موضوع بشوید که امور به خوبی پیش نمی روند چون شخصی کارش را به خوبی انجام نمی دهد نیز با یک جریان کار مواجه هستید.

آیا گردش کار همان فرایند است؟

خیر، Workflow تنها یک توالی از وظایف را توضیح می دهند. فرایند یک واژه گسترده تر است که شامل داده ها، فرم ها، گزارشات و اطلاعیه های مورد نیاز برای شروع تا پایان یک امر در یک محیط ساختاریافته است. به عنوان مثال Workflow خرید سفارش ها ممکن است بدین شکل باشد که آغازگر -> تایید مدیر-> فرایند خرید. ولی فرایند همین خرید سفارش شامل مجموعه ای از داده ها برای تایید لیست تامین کنندگان برای انتخاب از میان آنها، تخصیص شماره های متوالی منحصر به فرد برای پیگیری هر سفارش خرید، چگونگی اطلاعیه دادن برای خرید، بودجه در دسترس و عوامل بسیار دیگر خواهد بود.

آیا چک لیست همان جریان کار است؟

خیر، چک لیست نسخه ابتدایی از یک Workflow است. چک لیست ها تنها به درد فرایندها و پروژه ها می خورند و این توانایی را ندارند که در میان اعضای تیم به اشتراک گذاشته شوند. در چک لیست ها همچنین ردگیری مواردی که نیازمند بازگشت به مراحل قبلی در جریان کار هستند، کار دشواری است.

چک لیست ها همچنین در پردازش گردش های کاری مشروط به داده های خاص عملکرد ضعیفی دارند. به عنوان مثال اگر شما به دنبال اجرای کمپین های بازاریابی در پلتفرم های مختلف هستید باید به اندازه تمامی آن پلتفرم ها، چک لیست داشته باشید. در حالی که تنها با یک گردش کار پیچیده تر می توان همه این موارد را در یک Workflow به کار برد.

بنابراین در انتخاب Workflow خود دقت بیشتری داشته باشید تا شبیه به یک چک لیست خودکار نشود، چرا که در این صورت به زودی در مدیریت موارد مورد نظر خود با مشکل مواجه خواهید شد.

گردش های کاری سیستم محور در برابر گردش های کاری انسان محور

در گردش های کاری انسان محور اکثر وظایف به انسان ها محول می شوند. این وظایف می توانند شامل تایید داده ها، خلق چیزی جدید یا چک کردن دوباره اطلاعات باشند. در گردش های کاری سیستم محور اکثر وظایف به وسیله ماشین ها انجام می شوند و درگیری انسان ها به حداقل رسیده است.

به عنوان مثال برای تهیه یک گزارش مالی ممکن است هر ماه در یک تاریخ مشخص یک گردش کار راه بیافتد و داده هایی مشخص را از سیستم های مختلف جمع آوری کند. و آن را به گزارش تجزیه و به کلیه سهامداران ایمیل کند. یک سیستم به تنهایی می تواند کلیه این وظایف را انجام دهد.

برخی گردش های کار نیز وجود دارند که سند محور بوده و در آن کل یک جریان کاری پیرامون یک سند شکل می گیرد. یک مثال خوب برای این نوع از گردش کار قرارداد اجاره محل کار است. هرآنچه که به عنوان بخشی از یک جریان کار اتفاق می افتد باید در سند اضافه یا اصلاح گردد و نتیجه نهایی باید قراردادی باشد که کلیه داده ها جریان کاری را در بر بگیرد و به علاوه شامل امضاهای دیجیتالی باشد.

گردش کار دستی در برابر گردش کار اتوماتیک

در یک گردش کار دستی، یک فرد مسئول پیش بردن هر مورد از یک وظیفه به دیگری است. به عنوان مثال زمانی که یک کارمند فرم درخواست بازپرداخت را پر می کند باید آن را برای مدیرش ایمیل کند تا تایید شود. پس از تایید باید آن درخواست را برای بخش مالی ایمیل کند. بخش مالی نیز باید با استفاده از نرم افزار ترتیب یک پرداخت را بدهد و در نهایت کارمند را از تکمیل امور آگاه کند.

در یک گردش کار اتوماتیک زمانی که فرد وظیفه اش را به پایان می رساند دیگر موظف به انتقال داده ها به وظیفه بعدی نخواهد بود. گردش کار برای این کار برنامه ریزی شده است. سیستم Workflow وظایف شامل اطلاعیه ها، دِدلاین ها و یادآوری ها را مدیریت می کند.

در همان مثال بازپرداخت کارمند می تواند فرم مخصوص را پر کرده و دکمه ارسال را فشار دهد. با این کار به شکل خودکار اطلاعیه ای برای مدیر ارسال میکند تا درخواست را مرور و دکمه تایید را کلیک نماید. سپس درخواست به صورت اتوماتیک برای تیم مالی برای بررسی ارسال می شود و اگر مقدار درخواستی ناچیز باشد وظیفه دیگری فعال می شود که پرداخت را انجام می دهد و یک ایمیل اتوماتیک برای کارمند می فرستد.

ردگیری امور در گردش های کار اتوماتیک کار بسیار ساده تری است. برای ردگیری امور در گردش کار دستی یا باید دائما صفحه داده ها را به شکل دستی آپدیت کنید یا تعداد زیادی پیام و ایمیل ارسال کنید تا آخرین وضعیت امور را بدانید. گردش های کار اتوماتیک فورا به شما نشان می دهند که آیتم در کدام مرحله قرار دارد.

سیستم گردش کار مزایای دیگری نیز دارد، از جمله :

• حذف وظایف زائد
• افزایش کارآیی
• ساده سازی نمایندگی و مسئولیت امور
• کاهش زمان پردازش
• قابلیت رصد بیشتر جریان کار
• ایجاد پاسخگویی

چگونه می توان یک گردش کار اتوماتیک ساخت و مدیریت کرد؟

ابزار زیادی آن بیرون وجود دارند که می توانند به شما در دیجیتالی کردن گردش های کار کمک کنند ولی شما باید ابزاری را پیدا کنید که بتواند تا آنجا که امکان دارد امور را خودکار کرده و به شما در مدیریت بهتر گردش های کار کمک کند. برای خودکار نمودن جریان کار شما باید از یک نرم افزار مدیریت گردش کار استفاده کنید. سیستم مدیریت گردش کار به شما این امکان را می دهد که یک نمایش تصویری از جریان کار ایجاد کنید که شامل وظایف مشروط و موارد استثنا باشد. یک ابزار مناسب این امکان را به شما می دهد که یک فرم قدرتمند بسازید که به عنوان حامل کلیه داده های مورد نیاز و پردازش درست آیتم عمل کند.

سپس نرم افزار خودش به طور اتوماتیک مراقب روند اجرای Workflow خواهد بود. تنها کافیست که کاربر بتواند فرم اولیه را پر کند و از آن به بعد نرم افزار مراقب حرکت آیتم از وظیفه ای به وظیفه ای دیگر خواهد بود تا به پایان برسد. اکثر نرم افزارهای مدیریت گردش کار تنها مناسب گردش های کار فرایند هستند (که قابل پیش بینی و تکراری هستند). با این حال شما باید به دنبال راه حل هایی باشید تا به شما اجازه دهد تا گردش های کار موردی و پروژه را با استفاده از پلتفرم مشابه مدیریت کنید و دیگر نیازی به استفاده از ابزارهای مختلف برای شرایط گوناگون نیست.

سازمان هایی که مدیریت گردش کار را جدی می گیرند عموما یک نرم افزار مدیریت گردش کار مرکزی دارند که هر بخش می تواند از آن برای ایجاد جریان کاری خود استفاده کند.