کدگذاری کالا در انبار چیست؟ و چگونه انجام می‌شود؟

کد شناسایی کالا یا به اختصار کد کالا به منظور شناسایی و تشخیص تک تک کالاهایی که در انبار نگهداری می کنید مورد استفاده قرار می گیرد. برخی از شرکت ها به جای کد کالا از نام هایی چون پارت نامبر (Part Code or Part Number)، شماره مدل، کد محصول یا SKU و … استفاده می کنند. ولی اسم آن را هر آنچه که بگذارید برای شما و سیستم هایی که استفاده می کنید ضروری است. اگر شما یا سیستمتان نتوانید به طور خاص هر کالا را شناسایی کنید دیگر نمی توانید وضعیت و محل نگهداری آن کالا را در موجودی انبار ثبت کنید. کد محصولات همچنین برای خلاصه نمودن توضیحات بیش از حد محصول مورد استفاده قرار می گیرند. به جای وارد نمودن نام یا توضیح کالا می توانید از یک عدد کوتاه تر استفاده کنید و اینگونه فرایند ورود داده و مدیریت موجودی نیز سرعت می یابد.

خرده فروشی ها و شرکت های بزرگ عموما از کدهای بلند و پبچیده به عنوان کد کالا استفاده می کنند. اگر شما یک سیستم انبارداری پیچیده یا عملیات خرده فروشی را اداره می کنید، پس منطقی است که کسب و کارتان در حال حاضر روشی برای کدگذاری کالا در انبار داشته باشد و دیگر نیازی به خواندن ادامه این مقاله نخواهید داشت. ولی اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که به تازگی به فکر ایجاد سیستمی برای کدینگ کالا افتاده اید که بتوانید به آسانی با آن کار کنید و کد محصولات خاص خودتان را داشته باشید، ما برای شما پیشنهاداتی داریم.

کدگذاری مناسب کالاها، زندگی را ساده تر می کند!

نکاتی در راستای روش کدگذاری کالا در انبار

• هیچگاه کد محصولات را با صفر شروع نکنید مگر آنکه چیزی خارج از کنترلتان مجبورتان کرده باشد. در این مورد به ما اعتماد کنید.
• از حروف انگلیسی که ممکن است اشتباها به شکل عدد خوانده شوند استفاده نکنید. منظورمان حروف O، I و L است.
• هیچ گاه از شماره سریال یا پارت نامبر تولیدکنندگان به عنوان پارت نامبر خود استفاده نکنید. این اعداد اغلب بسیار طولانی و رمزی هستند و به علاوه اگر شما تامین کنندگان یا تولیدکنندگان خود را تغییر دهید این اعداد برای محصولات شما بی معنا خواهند شد.
• کد کالا را کوتاه نگاه دارید ولی نه آنقدر کوتاه که با دیگر اعداد مثل تعداد محصول اشتباه شود. 4 تا 8 کارکتر برای اکثر شرکت‌ها و سازمان ها کافی است.
• کد کالا را پر از معنی و مفهوم نکنید. سعی نکنید که از کد کالا برای توصیف محصول خود استفاده کنید. اینکار تنها کدهای شما را طولانی تر و پیچیده تر می کند. این اطلاعات را برای بخش توضیح محصول نگه دارید.
• به یاد داشته باشید که حتما از تعدادی حرف استفاده کنید. حروف به شما کمک می کنند که بتوانید به آسانی کد محصول را نسبت به سایر اعداد تشخیص دهید و همچنین امکان ساخت بیشترین تعداد کد کالای ممکن را با کمترین طول پیدا خواهید کرد.
• استفاده از چند حرف ابتدایی توضیح محصول در ابتدای پارت نامبر به یافتن ساده تر محصول در فهرست محصولات کمک می کند. به عنوان مثال اگر به دنبال ساخت یک کد کالا برای سس شکلات (Sauce, Chocolate) هستید می توانید از کد “SAU101” استفاده کنید و اینگونه کد سس کارامل “SAU102” خواهد بود و به همین ترتیب ادامه می یابد.
• از کارکترهایی که افراد یا نرم افزارها را سردرگم می کند استفاده نکنید. به عنوان مثال استفاده از کاما در کد محصول ممکن است باعث شباهت آن با تعداد محصول یا قیمت شود. استفاده از علامت “/” منجر به تبدیل فرمت عددی کد کالا به فرمت تاریخ در برنامه اکسل می شود. نمادهایی مثل “>” یا “<” و “*” ممکن است هنگام انتقال داده ها از برنامه های صفحه گسترده به نرم افزارهای مربوط به موجودی، پیامدهای ناخواسته ای به همراه داشته باشند. تا آنجا که می توانید سعی کنید که کد محصول خود را ساده و در نهایت دارای حروف الفبا نگاه دارید.

کدگذاری کالا در انبار و ارتباط آن با سیستم انبار

همانطور که در بالا نیز اشاره شد، کد کالا یک شناسه منحصر بفرد است که به یک کالای مشخص اشاره دارد. اگر کد کالا به درستی در سیستم انبارداری و یا سیستم زنجیره تامین تعریف شود، این امکان برای مجموعه تولیدی یا بازرگانی فراهم می‌گردد تا گردش کالا در مجموعه را به خوبی رصد کنند.

برای نمونه سیستم انبارداری می‌تواند با دریافت کد کالا، اطلاعات مربوط به موجودی، مشخصات فیزیکی، تامین کننده، نقاط سفارش و کلی اطلاعات دیگر را برای کالایی مشخص نمایش دهد.

از طرفی سیستم‌های نوین انبارداری می‌توانند به صورت اتوماتیک فعالت کدگذاری کالا در انبار را انجام دهند، به عبارتی برای کالاهای ما کد جدید تعریف کنند البته مطابق با نیاز ما. فقط کافی است که برای تعریف کدینگ کالا، یک فرمول مشخص داشته باشید. برای نمونه به مثال «سس شکلاتی» در چند خط بالاتر برگردید. تمام سس ها با پیش کد SAU شناخته می‌شوند، سایر اعداد که در ادامه کد آمده است می‌تواند به صورت ترتیبی بود یا هر قسم آن باز معنای جداگانه‌ای داشته باشد. برای نمونه 101 شکلاتی، 102 کاراملی و الی آخر.

چند نکته مهم برای کدگذاری کالا

اگر مجموعه‌ی بزرگی دارید و تنوع کالا و محصولات شما بسیار زیاد است و تا کنون از کدگذاری منظمی برای کالا و محصولات خود استفاده نکرده اید. اگر می‌خواهید که این کار را انجام دهید، حتما کدگذاری کالا در انبار خود را به عنوان یک پروژه در نظر بگیرید. شاید بد نباشد برای انجام این کار از یک مشاور و یا یک تیم متخصص کمک بگیرید. چرا که اگر از سیستم مدیریت انبار استفاده می‌کنید وصل کردن کدهای قدیمی به کدهای جدید بسیار ضروری است، چرا که ممکن است با کوچکترین اشتباه اطلاعات تاریخی محصولات خود را از دست بدهید.

در آخر پیشنهاد می‌کنیم که یک فرمول مناسب برای کدگذاری کالاهای خود در نظر بگیرید. نه آنچنان طولانی باشد که در خواندن و تایپ کردن آنها دچار مشکل شوید، نه آنچنان کوتاه و بی مفهوم که چیزی جز چند حرف و عدد نباشد!!

کدهای کالا نظم خیلی خوبی برای انبار شما به ارمغان می‌آوردند. به این موضوع باور داشته باشید.