مدیریت زنجیره تامین چیست؟ و هفت قانون اجرایی آن کدام است؟

وقتی که صدای زنگ ساعت قطع می شود و چای ساز شروع به کار می کند عطر چای مورد علاقتان فضا را پر می کند. زنجیره تامین باعث می شود که این برگ های چای به سرتاسر دنیا به خصوص آشپزخانه شما برسد. این چای که در اکثر خانه ها یافت می شود محصول برنامه ریزی زیاد، پیش بینی تقاضا، تدارکات و تخصص لجستیکی بوده است و در نهایت این برگ های چای در حالی که هنوز تازه هستند به فروشندگان محلی منتقل می شوند. بدون یک زنجیره تامین قدرتمند شما چای برای صبحانه نخواهید داشت.

مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management) شامل مجموعه ای از فعالیت ها و فرایندها است که باید به موقع و به شکل کارآمد (صرفه جویی در مصرف سوخت، کاهش هزینه و …) انجام شوند. در غیر این صورت محصول هنگام نیاز مصرف کنندگانی مثل شما آماده نخواهد بود.

هفت قانون اجرایی

توانایی پاسخگویی به نیازهای مشتری برای همه چیز از چای گرفته تا لوازم منزل بر اساس انتظار انجام درست همه امور در زنجیره تامین شکل می گیرد و این یعنی جایی برای اشتباه وجود ندارد. زنجیره تامین شرکت های کلاس جهانی به منظور ارائه خدمات با کیفیت و رضایت مشتریان توسط هفت قانون اجرایی هدایت می شوند.

پس اگر به دنبال استفاده از این هفت قانون هستید همه سفارش های شما باید بر اساس این 7 هدف اجرا شوند. شما باید تلاش کنید که یک سفارش تمام و کمال را برای هر مشتری در هر زمانی داشته باشید. انجام درست این کار در ابتدای امر مشتری را خوشحال می کند، هزینه های تعمیر را کاهش می دهد و نیازی به استفاده بیشتر از دارایی ها را ندارد. بنابراین هر بخشی از سازمان علاقه ی فراوانی برای دنبال کردن کمال و نبود نقص را دارد.

تحویل یک سفارش تمام و کمال تنها زمانی به دست می آید که همه قوانین هفتگانه اجرایی شود. برای انجام یک تحویل بی نقص فروشنده باید محصول مورد نظر شما را برای سفارش مهیا کند، سفارش شما را به درستی پردازش کند، کل سفارش را توسط وسیله مد نظر شما ارسال کند، پیام های پیشرفته در مورد وضعیت آنی حمل و نقل سفارش شما ارسال کند و به شما شماره پیگیری بدهد، سفارشتان در زمان تعیین شده و بدون آسیب دیدگی تمام و کمال تحویل دهد و در نهایت وجه مورد نظر را از شما به عنوان مشتری دریافت کند. آخرین هدف فروشنده راضی کردن مشتری با انجام درست کار است که دلیل خوبی برای استفاده مجدد از خدمات فروشنده در آینده است.

جریان های زنجیره تامین (SCM)

هدف از مدیریت زنجیره تامین (SCM) ارائه بیشترین دسترسی به محصول از طریق تحقق کارآمد و به موقع تقاضای مشتری است. پس چگونه می توان این هدف را محقق کرد؟

بدیهی است که شما نیازمند جریان های کارآمد محصولات از نقطه شروع تا نقطه مصرف هستید. ولی قضیه به همین سادگی نیست مثلا در نمودار زنجیره تامین مواد غذایی تازه جریان دوطرفه اطلاعات و داده میان بخش های مختلف زنجیره تامین منجر به آشکاری تقاضا و تشخیص سریع مشکل می شود. مدیران زنجیره تامین به هر دو اینها برای تصمیم گیری مناسب در مورد اینکه چه چیز بخرند، تولید کنند و تحویل دهند نیاز دارند.

جریان های دیگر نیز به همین اندازه مهم هستند. به عنوان مثال تامین کنندگان علاقه زیادی به جریان های مالی دارند، چرا که می خواهند هر چه سریعتر با کمترین زحمت، هزینه محصولات و خدماتی که ارائه کرده اند دریافت نمایند. گاهی اوقات نیز لازم است تا محصولات برای مرجوعی، تعمیرات، بازیافت یا دیگر موارد در زنجیره تامین به عقب باز گردند.

به خاطر همه ی این فرایندها که باید توسط شرکت های مختلف موجود در زنجیره تامین اجرا شوند، هر شرکت نیازمند مدیران زنجیره تامین است تا جرایانات محصول، اطلاعات و پول را در آن بهبود ببخشد. و این به معنای طیف گسترده مشاغل در بخش مدیریت زنجیره تامین است.

فرایندهای مدیریت زنجیره تامین (SCM)

فعالیت های زنجیره تامین وظیفه یک شخص یا یک شرکت خاص نیست. افراد زیادی باید درگیر فرایندهای مختلفی شوند تا مدیریت زنجیره تامین به ثمر بنشیند. درست مانند یک تیم فوتبال. در حالی که همه عضو تیم هستند ولی نمی توانند هر کاری که دلشان می خواهد انجام دهند. هر فرد نقشی دارد مثلا دفاع، حمله یا دروازه بان و باید بتواند وظیفه اش را به درستی انجام دهد تا تیم پیروز شود. اگر چه که کلیه اعضای تیم باید به خوبی با هم کار کنند و موفقیت بازیکن پست حمله در گرو دروازه بانی درست دروازه بان و دفاع مناسب خط دفاع نیز هست ولی تیم به یک مدیر نیز نیاز دارد تا برنامه بازی را بچیند و افراد را در موقعیت مناسب قرار دهد و عملکرد تیم را رصد کند.

موفقیت در بازی SCM نیز در گرو بازیکنان زنجیره تامین است تا بتوانند نقش های خود را به درستی ایفا کنند. هر بازیکن زنجیره تامین باید وظیفه خود را به درستی بداند و استراتژی هایی برای برد بچیند و با دیگر هم تیمی هایش در زنجیره تامین همکاری کند. با این کار تیم مدیریت زنجیره تامین می تواند فرایند های زیر را بدون کوچکترین کاستی اجرا کند:

برنامه ریزی: فرایند برنامه ریزی به دنبال ارائه استراتژی های بلندمدت و کوتاه مدت موثر است. رهبران زنجیره تامین برای کلیه امور از طراحی شبکه ارتباطات زنجیره تامین گرفته تا پیش بینی تقاضای مشتری به یک مجموعه یکپارچه از استراتژی ها نیاز دارند.

تدارکات: فرایند خرید، به خرید مواد خام، اجزا و محصولات می پردازد. شما به عنوان یک مصرف کننده حتما با فرایند خرید و موارد مربوط به آن آشنا هستید.

انبار: برای پشتیبانی از تولید، همیشه نیاز است که بخشی از مواد اولیه و یا محصول نهایی در انباری تحت عنوان موجودی نگهداری شود. این موجودی قابلیت اطمینان تولید و فروش را بالا می برد. اگر تقاضای بازار به صورت ناگهانی افزایش پیدا کند و یا به صورت ناگهانی خرابی یا شکستی سبب توقف تولید شود، موجودی محصول نهایی سبب می شود که تقاضا از دست نرود. از سوی دیگر موجودی مواد اولیه سبب می شود که خط تولید به کار خود ادامه دهد، اگر مواد اولیه در بازه‌ای نایاب شد و یا اینکه محموله‌ای در مسیر رسیدن به کارخانه دچار تاخیر شد، موجودی مواد اولیه این خلا را پوشش خواهد داد. بنابراین می توان گفت که که انبار یک حلقه مهم در زنجیره تامین است.

تولید: فرایند تولید شامل ساخت، تبدیل یا مونتاژ مواد خام به کالاهای نهایی یا قطعات سایر محصولات است. مدیران زنجیره تامین از تولید پشتیبانی می کنند و مطمئن می شوند که مواد اساسی هنگام نیاز در دسترس باشند.

توزیع: فرایند حمل و نقل که جریان لجستیکی کالا ها را در طول زنجیره تامین مدیریت می کند. شامل شرکت های حمل و نقل، شرکت های لجستیکی شخص ثالث و افراد و سازمان های دیگری که از جریان سریع و امن کالاها به سمت نقطه تقاضا اطمینان می یابند.

روابط با مشتری: این فرایند حول مسائلی که به برنامه ریزی تعاملات با مشتری، تامین نیازهای آنان و تحویل کامل سفارش می پردازند، می چرخد.

هفت اصل مدیریت زنجیره تامین

بیش از ده سال پیش، پژوهشی که بیش از 100 تولیدکننده، توزیع کننده، و خرده فروش را مورد مطالعه قرار داده است، از مجموعه بزرگی از استراتژی و ابتکاراتی که در زنجیره تامین استفاده شده است پرده برداشته است. این موارد، در هفت اصل خلاصه شده و در مقاله‌ای در مجله Supply Chain Management Review به چاپ رسیده است. این مجله یکی از معروف ترین منابعی است که توسط جمع بزرگی از متخصصان زنجیره تامین مورد مطالعه قرار می‌گیرد.

• اصل 1: بخش‌بندی مشتریان بر اساس نیازهای آنها، به نحوی که هر مشتری در گروه‌های مجزایی قرار بگیرد. همگام سازی زنجیره تامین، به نحوی که بهترین خدمات را به هر بخش از مشتریان ارائه کند.
• اصل 2: سفارشی سازی شبکه لجستیک به نحوی که مطابق با نیازمندی بخش بندی مشتریان خدمات ارائه کند.
• اصل 3: گوش دادن به سیگنال‌های بازار و تنظیم تقاضا در سرتاسر زنجیره تامین، به نحوی که منابع به صورت بهینه تخصیص یابند.
• اصل 4: نزدیک کردن هر چه بیشتر محصول به سمت مشتری و سرعت بخشیدن به سراسر زنجیره تامین.
• اصل 5: مدیریت کردن منابع در زنجیره تامین به نحوی که هزینه کل خرید مواد و خدمات کاهش یابد.
• اصل 6: توسعه یک زنجیره تامین گسترده و مبتنی بر تکنولوژی که سطوح مختلف تصمیم‌گیری را پشتیبانی کند و دید مناسبی نسبت به جریان محصول و خدمات و اطلاعات در اختیار گذارد.
• اصل 7: برای رسیدن به موفقیت جمعی، می‌بایست به صورت مستمر کانال عرضه و دستیابی به کاربر مورد سنجش و ارزیابی قرار بگیرد تا از کارآمد بودن و اثربخشی آن اطمینان حاصل شود.

همانطور که گفته شد این ده اصل که برگرفته از یک مطالعه پژوهشی در ده سال گذشته است می‌تواند به بهینه سازی زنجیره تامین کمک شایانی کند. اما باید توجه داشته باشیم که محیط کسب و کارها در حال تغییر است و بی‌شک می‌توان مواردی را به این لیست اضافه و یا کم کرد.

در زیر سعی خواهیم کرد یک دید سیستمی نسبت به مدیریت زنجیره تامین ارائه کنیم.

سیستم مدیریت زنجیره تامین

می‌توانیم دو نوع نگاه مختلف به زنجیره تامین داشته باشیم. نگاهی کلی که از ابتدا تا انتهای زنجیره را در بر بگیرد. و یا نگاهی که با کادر بسته‌تر که فقط یکی بر روی یکی از تولیدکننده‌های زنجیره تمرکز داشته باشد.

برای مثال کالایی مانند خودرو را در نظر بگیرید. قطعات فراوانی دارد. از میان همه قطعات، بر روی بدنه خودرو تمرکز می‌کنیم. در ساده ترین حالت، بدنه خودرو از ورقه‌های فولاد که توسط برشکاری و پرسکاری شکل دهی شده‌اند تشکیل شده است. پیش از آن، ورقه فولاد توسط یک کارخانه دیگر، از شمش فولاد تهیه شده است. در گام قبل از آن، یک کارخانه تولید فولاد، شمش‌های فولاد را از مواد اولیه‌ای همچون آهن اسفنجی، کربن و … تولید کرده است. که به صورت ساده، مرحله قبل از آن هم بر می‌گردد به سنگ آهن و معدن و زحمت معدنچیان! (البته که بین فراوری آهن اسفنجی و سنگ آهن هم مراحلی وجود دارد که برای سادگی مطلب آن‌ها را حذف کرده‌ایم).

حال اگر دید کلی نسبت به این زنجیره داشته باشیم، معدن آهن حلقه اول و خریدار خودرو حلقه آخر زنجیره است، و تمامی کارخانه‌های وابسته، یکی از حلقه‌های زنجیره تامین می‌باشد. هدف این زنجیره، تامین بدنه خودرو (یا به صورت کلی همان خودرو) است. این دید کلی نسبت به زنجیره تامین است.

در نگاه بسته‌تر، هر یک از این حلقه‌های میانی، خود یک زنجیره تامین می‌باشد. مواد اولیه را از کارخانه بالادستی خود خریداری می‌کند، پردازش می‌کند تا محصول مورد نیاز کارخانه بعد از خود را تهیه کند.

هر کارخانه، در درجه نخست وظیفه دارد که کار خود را به خوبی انجام دهد. یعنی محصول مورد نیاز مشتری خود را در زمان مناسب و با کیفیت مورد نظر تهیه کند. هر کارخانه مجموعه‌ای از واحدها هستند که نوع ارتباط بین آنها تعیین کننده موفقیت جمعی آنها خواهد بود. بخش خرید شروع این زنجیره و بخش فروش حلقه‌ی پایانی زنجیره است.

همانطور که در مثال بدنه خودرو دیدیم، زنجیره تامین متشکل از کارخانه‎‌های بزرگی است که هر یک پیچیدگی‌های خود را دارد. بنابراین سیستمی کردن این زنجیره بزرگ دور از ذهن و بسیار سخت و پیچیده است. اما هر کارخانه می‌تواند با پیاده‌سازی سیستم مدیریت زنجیره تامین در دل خود، در درجه نخست به سودآوری خود و در درجه بعدی به بهبود زنجیره تامین کمک کند.

سیستم مدیریت زنجیره تامین به زبان ساده یک سیستم نرم‌افزاری است که تمامی بخش‌های درگیر فرایند تولید را به صورت یکپارچه در می‌آورد. این بخش‌های عبارتند از خرید، انبار مواد اولیه، اجرای تولید، انبار محصول، فروش.

سیستم مدیریت زنجیره تامین جریان اطلاعات را در بین واحدهای مختلف مدیریت می‌کند، به مدیران کمک خواهد کرد تا با استفاده از گزارش‌های دوره‌ای و روزانه، مشکلات زنجیره را شناسایی کنند، تخمین درستی از تقاضا و فروش داشته باشند و مقدار بهینه موجودی را حساب کنند.

همه این موارد کمک خواهد کرد تا زنجیره تامین در بهینه‌ترین حالت خود عمل کرده و هزینه کل کاهش یابد.